Wiki-Quellcode von NLO_DE_EN_Posteingang

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1 {{content/}}
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4 == Beschreibung ==
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6 In der Inbox werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] (eingegangene Formulardaten) in der //Standardansicht// bzw. in den [[//projektspezifischen Ansichten//>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] übersichtlich dargestellt. Weiter ist es möglich, den Status eines Vorgangs zu ändern, Dateien hochzuladen, Kommentare zu verfassen und Vorgangsdaten zu exportieren.
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8 == Aufbau ==
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10 {{figure image="inbox_overview_marked_de.png"}}
11 {{id name="fig_inbox_overview" /}}
12 Der Posteingang besteht aus (1) dem //Filtermenü//, (2) der //Vorgangsliste// und (3) dem //Revisionsbereich//.
13 {{/figure}}
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15 Der Posteingang besteht isngesamt aus drei Einzelteilen: dem //Filtermenü// am linken Rand, der //Vorgangsliste// und dem //Revisionsbereich//. Wird der Posteingang geöffnet sind lediglich die Vorgangsliste und das Filtermenü sichtbar. Mit einem Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste öffnet sich der Revisionsbereich des Vorgangs.
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17 == Filtermenü ==
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19 Über Filtermenü kann die Darstellung der Vorgänge in der Vorgangsliste angepasst werden. Folgende Filter stehen zur Verfügung:
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21 === Suche ===
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23 {{figure image="inbox_filter_menu_search_type_de.png"}}
24 {{id name="fig_inbox_filter_menu_search_type" /}}
25 Vorgangssuche: Vorgänge können nach unterschiedlichen Suchtypen gefiltert werden. Die Auswahl des Suchtyps erfolgt über das rot-markierte Pfeilsymbol.
26 {{/figure}}
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28 Ganz oben im Filtermenü befindet sich ein Eingabefeld für, welches für die Suche nach Formularen verwendet werden kann. Über den Button rechts vom Eingabefeld kann der Suchtyp ausgewählt werden (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_filter_menu_search_type"]]). Es stehen folgenden Suchtypen zur Verfügung:
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30 * **Betreff**
31 Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Betreff.
32 * **Formular**
33 Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Formulartitel.
34 * **Vorgang-ID**
35 Suche nach Vorgängen mit der gegebenen ID. Die ID muss exakt sein.
36 * **Prozess-ID**
37 Suche nach Vorgängen mit der gegebenen Prozess-ID.
38 * **Status**
39 Suche nach Vorgängen, die sich im gegebenen Status befinden.
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41 Ist das Eingabefeld leer, wird kein Suchfilter angewandt. In projektspezifischen Ansichten wird das Suchfeld nicht dargestellt.
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43 === Ansicht ===
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45 {{id name="filter_menu_view"/}}
46 {{figure image="inbox_filter_menu_view_de.png"}}{{id name="fig_inbox_filter_menu_view" /}}
47 Es stehen zwei Typen von Ansichten zur Auswahl, welche an den unterschiedlichen Symbolen {{ficon name="view-list"/}}/{{ficon name="layout-table"/}} unterscheidbar sind: (1) die //Standardansicht// der Vorgänge und (2) die //projektspezifischen Ansichten// (rot markiert).{{/figure}}
48
49 Die Ansichtenauswahl steht nur zur Verfügung, wenn projektspezifische Ansichten konfiguriert wurden (für die Einrichtung einer projektspezifischen Ansicht: siehe [[Meine Formulare > Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]]). Die Auswahl der Ansicht beeinflusst welche Vorgänge in der Vorgangsliste angezeigt werden und wie diese dargestellt werden. Es gibt zwei Ansichtstypen:
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51 * {{ficon name="view-list"/}} **Standard**
52 Die Standardansicht kann nicht konfiguriert werden. Es werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] angezeigt (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_default"]]).
53 * {{ficon name="layout-table"/}} **projektspezifische Ansichten**
54 Projektspezifische Ansichten tragen die Namen der Formulare, zu denen sie zugeordnet sind. Diese Ansichten beinhalten nur die Vorgänge des jeweiligen Formulars. Vorgänge werden in der Vorgangsliste in einer Tabelle dargestellt. Die Anzahl der Spalten ist abhänging von der [[Ansichtskonfiguration>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_project"]]).
55
56 === Filter ===
57
58 {{figure image="inbox_filter_menu_filter_de.png"}}{{id name="fig_inbox_filter_menu_filter" /}}
59 Filter: Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung.{{/figure}}
60 Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung, welche die Liste der Vorgänge beeinflusst.
61
62 * **Alle anzeigen**
63 Es werden alle Vorgänge der aktuellen [[Ansicht>>doc:||anchor="filter_menu_view"]] angezeigt.
64 * **Kürzlich bearbeitet**
65 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die in den letzten 14 Tagen bearbeitet wurden.
66 * **Von mir bearbeitet**
67 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die zuletzt vom angemeldeten [[Benutzer>>doc:Formcycle.UserInterface.UserSettings.User.WebHome]] bearbeitet wurden.
68 * **Von mir erstellt**
69 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die vom angemeldeten [[Benutzer>>doc:Formcycle.UserInterface.UserSettings.User.WebHome]] erstellt wurden.
70
71 === Postfächer ===
72
73 {{figure image="inbox_filter_menu_inboxes_de.png"}}
74 {{id name="fig_inbox_filter_menu_inboxes" /}}
75 Es werden nur die Vorgänge angezeigt, die sich in den selektierten Postfächern befinden.
76 {{/figure}}
77
78 Jeder Vorgang befindet sich in einem [[Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.Inboxes.WebHome]]. Standardmäßig ist dies das //Zentrale Postfach//. In welchem Postfach ein Vorgang nach dem Absenden landen soll, ist über in den [[Postfach-Einstellungen>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] des Formulars einzustellen. Mit dem Postfachfilter können nur die Vorgänge angezeigt werden, die sich in den selektierten Postfächern befinden. Neben den einzelnen Postfächer steht eine Zahl, welche die Anzahl der unglesenen Vorgänge im Postfach angibt. Ist diese Zahl nicht vorhanden, dann gibt es keine ungelesenen Vorgänge im Postfach. Ist kein Postfach selektiert oder der Postfachfilter nicht vorhanden (weil sich alle Vorgänge im selben Postfach befinden), so werden die Vorgänge aller Postfächer angezeigt.
79 Der Postfachfilter ist abhängig von der gewählten [[Ansicht>>||anchor="filter_menu_view"]]. Befinden sich die Vorgänge in der Vorgangsliste in mehr als einem Postfach, so wird der Postfachfilter dargestellt. Ist dies nicht der Fall, dann wird der Postfachfilter ausgeblendet.
80
81 === Eingangsdatum ===
82
83 {{figure image="inbox_filter_menu_date_de.png"}}
84 {{id name="fig_inbox_filter_menu_date" /}}
85 Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden.
86 {{/figure}}
87
88 Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden. Hierfür stehen zwei Eingabefelder zur Verfügung:
89
90 * **von**
91 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die ab dem gegeben Datum eingegangen sind.
92 * **bis**
93 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die bis zum gegeben Datum eingegangen sind.
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95 Wenn die Felder leer sind, wird nicht nach dem Eingangsdatum gefiltert.
96
97 === Sortierung ===
98
99 {{figure image="inbox_filter_menu_sort_de.png"}}
100 {{id name="fig_inbox_filter_menu_sort" /}}
101 Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden.
102 {{/figure}}
103
104 Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Ist eine projektspezifische Ansicht ausgewählt (siehe [[Ansicht>>||anchor="filter_menu_view"]]), ist dieses Feld nicht verfügbar. Die [[Sortierung der projektspezifischen Ansichten>>||anchor="inbox_list_project"]] erfolgt über die Spalten der Tabelle. Folgende Kriterien stehen (in auf- und absteigender Richtung) für die Sortierung zur Verfügung:
105
106 * Eingangsdatum
107 * Änderungsdatum
108 * Betreff
109 * Status
110
111 === Weitere Filter ===
112
113 {{figure image="inbox_filter_menu_others_de.png"}}
114 {{id name="fig_inbox_filter_menu_others" /}}
115 Weitere Filter für individuelle Suchen.
116 {{/figure}}
117
118 Um die Suche nach Vorgängen noch weiter zu verfeinern, stehen weitere Filter zur Verfügung:
119
120 * **(Un-)Gelesen**
121 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (un-)gelesen sind.
122 * **Mit/Ohne Anhang**
123 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (keine) Dateien im Anhang haben.
124 * **(Nicht) Zwischengespeichert**
125 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (nicht) zwischengespeichert sind.
126 * **(Kein) Double-Opt-In**
127 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die sich derzeit im Status //Warten auf Opt-In// befinden (siehe [[Double-Opt-In>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.DoubleOptIn.WebHome]] zu einrichtung).
128
129 == Vorgangsliste ==
130
131 In der Kopfzeile der Vorgangsliste befinden sich zwei Buttonlisten (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_list_default"]]):
132
133 * Links: **Vorgangsaktionen**
134 ** Selektion aller Vorgänge
135 ** Exportieren
136 ** Verschieben
137 ** (Un-)Gelesen
138 ** Löschen
139 * Rechts: **Allgemeine Aktionen**
140 ** Neuer Vorgang
141 ** Aktualisieren
142 ** Lesebereich
143
144 === Standardansicht ===
145
146 {{figure image="inbox_list_default_marked_de.png"}}
147 {{id name="fig_inbox_list_default" /}}
148 {{/figure}}
149
150 {{id name="inbox_list_default"/}}
151 In der Standardansicht werden, im Gegensatz zur [[projektspezifischen Ansicht>>||anchor="inbox_list_project"]] und abhängig von den [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]], alle Vorgänge angezeigt.
152
153 == Formularpostfach ==
154
155 {{id name="inbox_list_project"/}}
156 Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge eines Formulars.
157 {{lightbox image="formularpostfach.png" height="150" group="inbox"/}}
158
159 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/formularpostfach.png||height="150/"]]
160
161
162
163 === Vorgang öffnen ===
164
165 Ein Vorgang wird durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag geöffnet.
166
167 {{lightbox image="inbox_open_process.png" width="500"/}}
168
169 === Suchen, Filtern und Sortieren ===
170
171 {{lightbox image="inbox_suchen_filtern.png" width="400" group="inbox"/}}
172
173
174 ==== Suchen ====
175
176 Die Suche bezieht sich immer auf eine Spalte. Die aktuell zu durchsuchende Spalte wir als Platzhalter im Suchfeld angezeigt. Um eine andere Spalte auszuwählen, klicken Sie auf die Lupe im Suchfeld.
177
178 Das Zurücksetzen der Suche erfolgt über das "x" an rechten Rand des Suchfeldes.
179 \\{{lightbox image="inbox_suche.png" height="150" group="inbox"/}}
180
181 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/inbox_suche.png||height="150/"]]
182
183
184
185
186
187 ==== Filtern ====
188
189 In der Toolbar stehen die folgenden Filter zur Verfügung.
190
191 **Augensymbol**
192
193 Zeigt nur Vorgänge an, die ungelesen sind.
194
195 (% style="line-height:1.4em" %)**Woche**
196
197 Zeigt nur Vorgänge der aktuellen Woche an
198
199 **Zeitraum**
200
201 Zeigt nur Vorgänge aus dem ausgewählten Zeitraum an.
202
203 **Reset**
204
205 Setzt die Filter zurück, so dass wieder alle Vorgänge angezeigt werden.
206
207
208 ==== Sortieren ====
209
210 Für das Sortieren klicken Sie einfach in die entsprechende Spaltenüberschrift. Die Spalte, nach der sortiert wird und die Sortierungsrichtung wird über ein kleines Dreieck am Spaltenkopf dargestellt.
211
212 ==== ====
213
214 === Erweiterte Ansicht eines Vorgangs ===
215
216 Die erweiterte Ansicht wird über das Plus-Icon ((% style="color:#000000" %)+)(%%) am Anfang der Zeile des entsprechenden Vorgangs geöffnet.
217
218 {{lightbox image="inbox_erw_ansicht_oeffnen.png" width="400" group="inbox"/}}
219
220
221 ==== Status wechseln ====
222
223 Um den Status zu wechseln, öffnen Sie die erweiterte Ansicht. Je nach Berechtigung stehen im Reiter //Status// die aktuell für den Vorgang verfügbaren Status bereit. Neben dem Statuswechsel kann zudem auch eine Bemerkung hinzugefügt oder auch eine Datei hochgeladen werden.
224
225
226 Jede dieser Aktionen wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
227
228
229 (% style="line-height:1.4em" %)Steht kein Status für den Statuswechsel zur Verfügung, kann dies folgende Ursachen haben.
230
231 * //Kein Status verfügbar //Der ausgewählte Vorgang hat in seinem aktuellen Status keinen Folgestatus.
232
233 * //Statuswechsel nicht erlaubt// In den Formulareinstellungen wurde definiert, dass kein Statuswechsel für Vorgänge dieses Formulars durch den aktuellen Benutzer möglich sind.
234
235 {{lightbox image="inbox_status_wechseln.png" width="400" group="inbox"/}}
236
237
238 ==== Datei zum Vorgang hochladen ====
239
240 Um ein Datei zum Vorgang hinzuzufügen, öffnen Sie die erweiterte Ansicht und fügen Sie die Datei über das im Feld //Datei// ein. Es können mehrere Dateien auf einmal hinzugefügt werden.
241
242 Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
243
244 {{lightbox image="inbox_upload.png" height="150" group="inbox"/}}
245
246
247 ==== Historie ====
248
249 In der Historie werden alle Aktionen bzw. Änderungen des Vorgangs angezeigt.
250
251 {{lightbox image="inbox_historie.png" height="150" group="inbox"/}}
252
253
254 ==== Vorgang ungelesen setzen ====
255
256 Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird dieser als gelesen markiert und die Schrift wird von dem Schriftschnitt //fett// auf //normal// geändert.
257
258 Bei Filterung nach ungelesenen Vorgängen wird dieser Vorgang dann nicht mehr angezeigt. Um einen Vorgang wieder auf //ungelesen// zu setzen, wechseln Sie in die erweiterte Ansicht und aktivieren Sie die Checkbox //Vorgang ungelesen setzen//.
259
260 Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
261
262 {{lightbox image="inbox_vorgang_ungelesen.png" height="150" group="inbox"/}}
263
264
265 === Exportieren ===
266
267 Über die Auswahl //Exportieren// können die momentan selektierten Vorgänge bzw. alle Vorgänge, wenn kein Vorgang selektiert ist, des entsprechenden Postfachs exportiert werden.
268
269 {{lightbox image="inbox_exportieren_1.png" height="150" group="inbox"/}}
270
271 {{lightbox image="inbox_exportieren_2.png" height="150" group="inbox"/}}
272
273
274 Für die Ausgabe stehen zwei Optionen zur Verfügung:
275
276 ===== XML =====
277
278 __//Standard ohne XSL Vorlage~://__
279
280 Die Formulardaten (alle Formularelemente) werden flach als XML Struktur exportiert.
281
282 {{code language="xml"}}
283 <xfc-data xfc-version="3.x.x" generation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ">
284 <processes>
285 <process process-uid="xxx" creation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ" project-name="yyy" status="zzz">
286 <form version="1">
287 <field name="elName">
288 <plainValue><![CDATA[Wert]]></plainValue>
289 <values count="1">
290 <value index="0"><![CDATA[]]></value>
291 </values>
292 <label><![CDATA[]]></label>
293 </field>
294 ...
295 </form>
296 <process ...>
297 </processes>
298 </xfc-data>
299 {{/code}}
300
301 __//Standard mit XSL Vorlage~://__
302
303 {{lightbox image="inbox_exportieren_3.png" height="150" group="inbox"/}}
304
305 Über eine XSL Vorlage können Sie das exportierte XML in das gewünschte Zielformat transformieren. Die entsprechende Vorlage, kann über die Auswahlliste gewählt werden. Siehe hierzu auch [[XSL Vorlage erstellen>>doc:Formcycle.UserInterface.FilesAndTemplates.XSLTransformation]].
306
307
308 ===== Excel =====
309
310 Alle Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Befinden sich in dem Postfach mehrere Vorgänge, so wird für jedes Formularprojekt ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei angelegt.
311
312
313 __//**Was wird wann exportiert?**//__
314
315 Wurden Vorgänge selektiert, werden nur diese exportiert. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden alle Vorgänge exportiert, die momentan sichtbar sind.
316
317 Beispiel:
318
319 Im Postfach befinden sich insgesamt 1000 Vorgänge. Nach einer Suche oder Filterung werden nur noch 500 Vorgänge angezeigt. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden jetzt nur diese 500 sichtbaren Vorgänge exportiert. Um alle 1000 Vorgänge zu exportieren, müssen alle Suchen und Filter zurückgesetzt werden.
320
321
322 ==== Vorgang/Vorgänge löschen ====
323
324 Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er sich in einem Status befindet, der dies erlaubt. In der Administration der [[Statusverarbeitung>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.WorkflowProcessing.States.WebHome]] muss die Option //Vorgänge sind in diesem Status löschbar// aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorgang nicht gelöscht werden. Ob der Vorgang löschbar ist, ist an dem Kreuz-Icon ((% style="color:#ff0000" %)x(%%)) zu sehen.
325
326 {{lightbox image="inbox_vorgang_loeschbar.png" height="150" group="inbox"/}}
327
328
329 ===== Mehrere Vorgänge löschen =====
330
331 Sollen mehrere Vorgänge auf einmal gelöscht werden, können die entsprechenden Vorgänge markiert und diese mit der Option //löschen// gelöscht werden. Vorgänge, die nicht löschbar sind, werden nicht gelöscht. Nach Beendigung des Löschvorgangs wird die Anzahl der tatsächlich gelöschten Vorgänge angezeigt.
332
333 {{lightbox image="inbox_vorgaenge_loeschen_2.png" height="150" group="inbox"/}}
334
335
336 ==== Vorgang/Vorgänge verschieben ====
337
338 Ein oder mehrere ausgewählte Vorgänge können in ein anderes Postfach verschoben werden. Bei einem Verschieben von Vorgängen wird keine Aktion der Statusverarbeitung ausgeführt. Das Verschieben ist nur über das Menü möglich, Drag&Drop wird hier nicht unterstützt.
339
340 {{lightbox image="inbox_vorgaenge_verschieben.png" height="150" group="inbox"/}}
341
342
343 ==== Spalten ein- und ausblenden ====
344
345 Die Spalten der aktuellen Ansicht können nach Bedarf ein- und ausgeblendet werden.
346
347 {{lightbox image="inbox_spalten_ein_ausblenden.png" height="150" group="inbox"/}}
348
349 == Revisionsbereich ==

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