Wiki-Quellcode von NLO_DE_EN_Posteingang

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1 {{content/}}
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4 == Beschreibung ==
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6 In der Inbox werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] (eingegangene Formulardaten) in der //Standardansicht// bzw. in den [[//projektspezifischen Ansichten//>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] übersichtlich dargestellt. Weiter ist es möglich, den Status eines Vorgangs zu ändern, Dateien hochzuladen, Kommentare zu verfassen und Vorgangsdaten zu exportieren.
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8 == Aufbau ==
9 {{figure image="inbox_overview_de.png"}}
10 {{id name="fig_inbox_overview" /}}
11 Der Posteingang bestehend aus (1) dem //Filtermenü//, (2) der //Vorgangsliste// und (3) dem //Revisionsbereich//.
12 {{/figure}}
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14 Der Posteingang besteht isngesamt aus drei Einzelteilen: dem //Filtermenü// am linken Rand, der //Vorgangsliste// und dem //Revisionsbereich//. Wird der Posteingang geöffnet sind lediglich die Vorgangsliste und das Filtermenü sichtbar. Mit einem Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste öffnet sich der Revisionsbereich des Vorgangs.
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16 == Filtermenü ==
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18 Über Filtermenü kann die Darstellung der Vorgänge in der Vorgangsliste angepasst werden. Folgende Filter stehen zur Verfügung:
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20 === Suche ===
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22 {{figure image="inbox_filter_menu_search_type_de.png"}}
23 {{id name="fig_inbox_filter_menu_search_type" /}}
24 Vorgangssuche: Vorgänge können nach unterschiedlichen Suchtypen gefiltert werden. Die Auswahl des Suchtyps erfolgt über das rot-markierte Pfeilsymbol.
25 {{/figure}}
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27 Ganz oben im Filtermenü befindet sich ein Eingabefeld für, welches für die Suche nach Formularen verwendet werden kann. Über den Button rechts vom Eingabefeld kann der Suchtyp ausgewählt werden (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_filter_menu_search_type"]]). Es stehen folgenden Suchtypen zur Verfügung:
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29 * **Betreff**
30 Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Betreff.
31 * **Formular**
32 Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Formulartitel.
33 * **Vorgang-ID**
34 Suche nach Vorgängen mit der gegebenen ID. Die ID muss exakt sein.
35 * **Prozess-ID**
36 Suche nach Vorgängen mit der gegebenen Prozess-ID.
37 * **Status**
38 Suche nach Vorgängen, die sich im gegebenen Status befinden.
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40 Ist das Eingabefeld leer, wird kein Suchfilter angewandt. In projektspezifischen Ansichten wird das Suchfeld nicht dargestellt.
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42 === Ansicht ===
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44 {{id name="filter_menu_view"/}}
45 {{figure image="inbox_filter_menu_view_de.png"}}{{id name="fig_inbox_filter_menu_view" /}}
46 Es stehen zwei Typen von Ansichten zur Auswahl, welche an den unterschiedlichen Symbolen {{ficon name="view-list"/}}/{{ficon name="layout-table"/}} unterscheidbar sind: (1) die //Standardansicht// der Vorgänge und (2) die //projektspezifischen Ansichten// (rot markiert).{{/figure}}
47
48 Die Ansichtenauswahl steht nur zur Verfügung, wenn projektspezifische Ansichten konfiguriert wurden (für die Einrichtung einer projektspezifischen Ansicht: siehe [[Meine Formulare > Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]]). Die Auswahl der Ansicht beeinflusst welche Vorgänge in der Vorgangsliste angezeigt werden und wie diese dargestellt werden. Es gibt zwei Ansichtstypen:
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50 * {{ficon name="view-list"/}} **Standard**
51 Die Standardansicht kann nicht konfiguriert werden. Es werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] angezeigt (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_default"]]).
52 * {{ficon name="layout-table"/}} **projektspezifische Ansichten**
53 Projektspezifische Ansichten tragen die Namen der Formulare, zu denen sie zugeordnet sind. Diese Ansichten beinhalten nur die Vorgänge des jeweiligen Formulars. Vorgänge werden in der Vorgangsliste in einer Tabelle dargestellt. Die Anzahl der Spalten ist abhänging von der [[Ansichtskonfiguration>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_project"]]).
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55 === Filter ===
56
57 {{figure image="inbox_filter_menu_filter_de.png"}}{{id name="fig_inbox_filter_menu_filter" /}}
58 Filter: Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung.{{/figure}}
59 Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung, welche die Liste der Vorgänge beeinflusst.
60
61 * **Alle anzeigen**
62 Es werden alle Vorgänge der aktuellen [[Ansicht>>doc:||anchor="filter_menu_view"]] angezeigt.
63 * **Kürzlich bearbeitet**
64 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die in den letzten 14 Tagen bearbeitet wurden.
65 * **Von mir bearbeitet**
66 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die zuletzt vom angemeldeten [[Benutzer>>doc:Formcycle.UserInterface.UserSettings.User.WebHome]] bearbeitet wurden.
67 * **Von mir erstellt**
68 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die vom angemeldeten [[Benutzer>>doc:Formcycle.UserInterface.UserSettings.User.WebHome]] erstellt wurden.
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70 === Postfächer ===
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72 {{figure image="inbox_filter_menu_inboxes_de.png"}}
73 {{id name="fig_inbox_filter_menu_inboxes" /}}
74 Es werden nur die Vorgänge angezeigt, die sich in den selektierten Postfächern befinden.
75 {{/figure}}
76
77 Jeder Vorgang befindet sich in einem [[Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.Inboxes.WebHome]]. Standardmäßig ist dies das //Zentrale Postfach//. In welchem Postfach ein Vorgang nach dem Absenden landen soll, ist über in den [[Postfach-Einstellungen>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] des Formulars einzustellen. Mit dem Postfachfilter können nur die Vorgänge angezeigt werden, die sich in den selektierten Postfächern befinden. Neben den einzelnen Postfächer steht eine Zahl, welche die Anzahl der unglesenen Vorgänge im Postfach angibt. Ist diese Zahl nicht vorhanden, dann gibt es keine ungelesenen Vorgänge im Postfach. Ist kein Postfach selektiert oder der Postfachfilter nicht vorhanden (weil sich alle Vorgänge im selben Postfach befinden), so werden die Vorgänge aller Postfächer angezeigt.
78 Der Postfachfilter ist abhängig von der gewählten [[Ansicht>>||anchor="filter_menu_view"]]. Befinden sich die Vorgänge in der Vorgangsliste in mehr als einem Postfach, so wird der Postfachfilter dargestellt. Ist dies nicht der Fall, dann wird der Postfachfilter ausgeblendet.
79
80 === Eingangsdatum ===
81
82 {{figure image="inbox_filter_menu_date_de.png"}}
83 {{id name="fig_inbox_filter_menu_date" /}}
84 Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden.
85 {{/figure}}
86
87 Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden. Hierfür stehen zwei Eingabefelder zur Verfügung:
88
89 * **von**
90 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die ab dem gegeben Datum eingegangen sind.
91 * **bis**
92 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die bis zum gegeben Datum eingegangen sind.
93
94 Wenn die Felder leer sind, wird nicht nach dem Eingangsdatum gefiltert.
95
96 === Sortierung ===
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98 {{figure image="inbox_filter_menu_sort_de.png"}}
99 {{id name="fig_inbox_filter_menu_sort" /}}
100 Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden.
101 {{/figure}}
102
103 Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Ist eine projektspezifische Ansicht ausgewählt (siehe [[Ansicht>>||anchor="filter_menu_view"]]), ist dieses Feld nicht verfügbar. Die [[Sortierung der projektspezifischen Ansichten>>||anchor="inbox_list_project"]] erfolgt über die Spalten der Tabelle. Folgende Kriterien stehen (in auf- und absteigender Richtung) für die Sortierung zur Verfügung:
104
105 * Eingangsdatum
106 * Änderungsdatum
107 * Betreff
108 * Status
109
110 === Weitere Filter ===
111
112 {{figure image="inbox_filter_menu_others_de.png"}}
113 {{id name="fig_inbox_filter_menu_others" /}}
114 Weitere Filter für individuelle Suchen.
115 {{/figure}}
116
117 Um die Suche nach Vorgängen noch weiter zu verfeinern, stehen weitere Filter zur Verfügung:
118
119 * **(Un-)Gelesen**
120 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (un-)gelesen sind.
121 * **Mit/Ohne Anhang**
122 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (keine) Dateien im Anhang haben.
123 * **(Nicht) Zwischengespeichert**
124 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (nicht) zwischengespeichert sind.
125 * **(Kein) Double-Opt-In**
126 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die sich derzeit im Status //Warten auf Opt-In// befinden (siehe [[Double-Opt-In>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.DoubleOptIn.WebHome]] zu einrichtung).
127
128 == Vorgangsliste ==
129
130 === Standardansicht ===
131
132 {{id name="inbox_list_default"/}}
133 Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge mehrerer Formulare.
134 {{lightbox image="sammelpostfach.png" height="150" group="inbox"/}}
135
136 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/sammelpostfach.png||height="150/"]]
137
138
139
140 == Formularpostfach ==
141
142 {{id name="inbox_list_project"/}}
143 Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge eines Formulars.
144 {{lightbox image="formularpostfach.png" height="150" group="inbox"/}}
145
146 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/formularpostfach.png||height="150/"]]
147
148
149
150 === Vorgang öffnen ===
151
152 Ein Vorgang wird durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag geöffnet.
153
154 {{lightbox image="inbox_open_process.png" width="500"/}}
155
156 === Suchen, Filtern und Sortieren ===
157
158 {{lightbox image="inbox_suchen_filtern.png" width="400" group="inbox"/}}
159
160
161 ==== Suchen ====
162
163 Die Suche bezieht sich immer auf eine Spalte. Die aktuell zu durchsuchende Spalte wir als Platzhalter im Suchfeld angezeigt. Um eine andere Spalte auszuwählen, klicken Sie auf die Lupe im Suchfeld.
164
165 Das Zurücksetzen der Suche erfolgt über das "x" an rechten Rand des Suchfeldes.
166 \\{{lightbox image="inbox_suche.png" height="150" group="inbox"/}}
167
168 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/inbox_suche.png||height="150/"]]
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171
172
173
174 ==== Filtern ====
175
176 In der Toolbar stehen die folgenden Filter zur Verfügung.
177
178 **Augensymbol**
179
180 Zeigt nur Vorgänge an, die ungelesen sind.
181
182 (% style="line-height:1.4em" %)**Woche**
183
184 Zeigt nur Vorgänge der aktuellen Woche an
185
186 **Zeitraum**
187
188 Zeigt nur Vorgänge aus dem ausgewählten Zeitraum an.
189
190 **Reset**
191
192 Setzt die Filter zurück, so dass wieder alle Vorgänge angezeigt werden.
193
194
195 ==== Sortieren ====
196
197 Für das Sortieren klicken Sie einfach in die entsprechende Spaltenüberschrift. Die Spalte, nach der sortiert wird und die Sortierungsrichtung wird über ein kleines Dreieck am Spaltenkopf dargestellt.
198
199 ==== ====
200
201 === Erweiterte Ansicht eines Vorgangs ===
202
203 Die erweiterte Ansicht wird über das Plus-Icon ((% style="color:#000000" %)+)(%%) am Anfang der Zeile des entsprechenden Vorgangs geöffnet.
204
205 {{lightbox image="inbox_erw_ansicht_oeffnen.png" width="400" group="inbox"/}}
206
207
208 ==== Status wechseln ====
209
210 Um den Status zu wechseln, öffnen Sie die erweiterte Ansicht. Je nach Berechtigung stehen im Reiter //Status// die aktuell für den Vorgang verfügbaren Status bereit. Neben dem Statuswechsel kann zudem auch eine Bemerkung hinzugefügt oder auch eine Datei hochgeladen werden.
211
212
213 Jede dieser Aktionen wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
214
215
216 (% style="line-height:1.4em" %)Steht kein Status für den Statuswechsel zur Verfügung, kann dies folgende Ursachen haben.
217
218 * //Kein Status verfügbar //Der ausgewählte Vorgang hat in seinem aktuellen Status keinen Folgestatus.
219
220 * //Statuswechsel nicht erlaubt// In den Formulareinstellungen wurde definiert, dass kein Statuswechsel für Vorgänge dieses Formulars durch den aktuellen Benutzer möglich sind.
221
222 {{lightbox image="inbox_status_wechseln.png" width="400" group="inbox"/}}
223
224
225 ==== Datei zum Vorgang hochladen ====
226
227 Um ein Datei zum Vorgang hinzuzufügen, öffnen Sie die erweiterte Ansicht und fügen Sie die Datei über das im Feld //Datei// ein. Es können mehrere Dateien auf einmal hinzugefügt werden.
228
229 Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
230
231 {{lightbox image="inbox_upload.png" height="150" group="inbox"/}}
232
233
234 ==== Historie ====
235
236 In der Historie werden alle Aktionen bzw. Änderungen des Vorgangs angezeigt.
237
238 {{lightbox image="inbox_historie.png" height="150" group="inbox"/}}
239
240
241 ==== Vorgang ungelesen setzen ====
242
243 Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird dieser als gelesen markiert und die Schrift wird von dem Schriftschnitt //fett// auf //normal// geändert.
244
245 Bei Filterung nach ungelesenen Vorgängen wird dieser Vorgang dann nicht mehr angezeigt. Um einen Vorgang wieder auf //ungelesen// zu setzen, wechseln Sie in die erweiterte Ansicht und aktivieren Sie die Checkbox //Vorgang ungelesen setzen//.
246
247 Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
248
249 {{lightbox image="inbox_vorgang_ungelesen.png" height="150" group="inbox"/}}
250
251
252 === Exportieren ===
253
254 Über die Auswahl //Exportieren// können die momentan selektierten Vorgänge bzw. alle Vorgänge, wenn kein Vorgang selektiert ist, des entsprechenden Postfachs exportiert werden.
255
256 {{lightbox image="inbox_exportieren_1.png" height="150" group="inbox"/}}
257
258 {{lightbox image="inbox_exportieren_2.png" height="150" group="inbox"/}}
259
260
261 Für die Ausgabe stehen zwei Optionen zur Verfügung:
262
263 ===== XML =====
264
265 __//Standard ohne XSL Vorlage~://__
266
267 Die Formulardaten (alle Formularelemente) werden flach als XML Struktur exportiert.
268
269 {{code language="xml"}}
270 <xfc-data xfc-version="3.x.x" generation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ">
271 <processes>
272 <process process-uid="xxx" creation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ" project-name="yyy" status="zzz">
273 <form version="1">
274 <field name="elName">
275 <plainValue><![CDATA[Wert]]></plainValue>
276 <values count="1">
277 <value index="0"><![CDATA[]]></value>
278 </values>
279 <label><![CDATA[]]></label>
280 </field>
281 ...
282 </form>
283 <process ...>
284 </processes>
285 </xfc-data>
286 {{/code}}
287
288 __//Standard mit XSL Vorlage~://__
289
290 {{lightbox image="inbox_exportieren_3.png" height="150" group="inbox"/}}
291
292 Über eine XSL Vorlage können Sie das exportierte XML in das gewünschte Zielformat transformieren. Die entsprechende Vorlage, kann über die Auswahlliste gewählt werden. Siehe hierzu auch [[XSL Vorlage erstellen>>doc:Formcycle.UserInterface.FilesAndTemplates.XSLTransformation]].
293
294
295 ===== Excel =====
296
297 Alle Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Befinden sich in dem Postfach mehrere Vorgänge, so wird für jedes Formularprojekt ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei angelegt.
298
299
300 __//**Was wird wann exportiert?**//__
301
302 Wurden Vorgänge selektiert, werden nur diese exportiert. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden alle Vorgänge exportiert, die momentan sichtbar sind.
303
304 Beispiel:
305
306 Im Postfach befinden sich insgesamt 1000 Vorgänge. Nach einer Suche oder Filterung werden nur noch 500 Vorgänge angezeigt. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden jetzt nur diese 500 sichtbaren Vorgänge exportiert. Um alle 1000 Vorgänge zu exportieren, müssen alle Suchen und Filter zurückgesetzt werden.
307
308
309 ==== Vorgang/Vorgänge löschen ====
310
311 Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er sich in einem Status befindet, der dies erlaubt. In der Administration der [[Statusverarbeitung>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.WorkflowProcessing.States.WebHome]] muss die Option //Vorgänge sind in diesem Status löschbar// aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorgang nicht gelöscht werden. Ob der Vorgang löschbar ist, ist an dem Kreuz-Icon ((% style="color:#ff0000" %)x(%%)) zu sehen.
312
313 {{lightbox image="inbox_vorgang_loeschbar.png" height="150" group="inbox"/}}
314
315
316 ===== Mehrere Vorgänge löschen =====
317
318 Sollen mehrere Vorgänge auf einmal gelöscht werden, können die entsprechenden Vorgänge markiert und diese mit der Option //löschen// gelöscht werden. Vorgänge, die nicht löschbar sind, werden nicht gelöscht. Nach Beendigung des Löschvorgangs wird die Anzahl der tatsächlich gelöschten Vorgänge angezeigt.
319
320 {{lightbox image="inbox_vorgaenge_loeschen_2.png" height="150" group="inbox"/}}
321
322
323 ==== Vorgang/Vorgänge verschieben ====
324
325 Ein oder mehrere ausgewählte Vorgänge können in ein anderes Postfach verschoben werden. Bei einem Verschieben von Vorgängen wird keine Aktion der Statusverarbeitung ausgeführt. Das Verschieben ist nur über das Menü möglich, Drag&Drop wird hier nicht unterstützt.
326
327 {{lightbox image="inbox_vorgaenge_verschieben.png" height="150" group="inbox"/}}
328
329
330 ==== Spalten ein- und ausblenden ====
331
332 Die Spalten der aktuellen Ansicht können nach Bedarf ein- und ausgeblendet werden.
333
334 {{lightbox image="inbox_spalten_ein_ausblenden.png" height="150" group="inbox"/}}
335
336 == Revisionsbereich ==

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