Wiki-Quellcode von NLO_DE_EN_Posteingang

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1 {{content/}}
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4 == Beschreibung ==
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6 In der Inbox werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] (eingegangene Formulardaten) in der //Standardansicht// bzw. in den [[//projektspezifischen Ansichten//>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] übersichtlich dargestellt. Weiter ist es möglich, den Status eines Vorgangs zu ändern, Dateien hochzuladen, Kommentare zu verfassen und Vorgangsdaten zu exportieren.
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8 == Aufbau ==
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10 Der Posteingang besteht isngesamt aus drei Einzelteilen: dem //Filtermenü// am linken Rand, der //Vorgangsliste// und dem //Revisionsbereich//. Wird der Posteingang geöffnet sind lediglich die Vorgangsliste und das Filtermenü sichtbar. Mit einem Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste öffnet sich der Revisionsbereich des Vorgangs.
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12 == Filtermenü ==
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14 Über Filtermenü kann die Darstellung der Vorgänge in der Vorgangsliste angepasst werden. Folgende Filter stehen zur Verfügung:
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16 === Suche ===
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18 {{figure image="inbox_filter_menu_search_type_de.png"}}
19 {{id name="fig_inbox_filter_menu_search_type" /}}
20 Vorgangssuche: Vorgänge können nach unterschiedlichen Suchtypen gefiltert werden. Die Auswahl des Suchtyps erfolgt über das rot-markierte Pfeilsymbol.
21 {{/figure}}
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23 Ganz oben im Filtermenü befindet sich ein Eingabefeld für, welches für die Suche nach Formularen verwendet werden kann. Über den Button rechts vom Eingabefeld kann der Suchtyp ausgewählt werden (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_filter_menu_search_type"]]). Es stehen folgenden Suchtypen zur Verfügung:
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25 * **Betreff**
26 Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Betreff.
27 * **Formular**
28 Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Formulartitel.
29 * **Vorgang-ID**
30 Suche nach Vorgängen mit der gegebenen ID. Die ID muss exakt sein.
31 * **Prozess-ID**
32 Suche nach Vorgängen mit der gegebenen Prozess-ID.
33 * **Status**
34 Suche nach Vorgängen, die sich im gegebenen Status befinden.
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36 Ist das Eingabefeld leer, wird kein Suchfilter angewandt. In projektspezifischen Ansichten wird das Suchfeld nicht dargestellt.
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38 === Ansicht ===
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40 {{id name="filter_menu_view"/}}
41 {{figure image="inbox_filter_menu_view_de.png"}}{{id name="fig_inbox_filter_menu_view" /}}
42 Es stehen zwei Typen von Ansichten zur Auswahl, welche an den unterschiedlichen Symbolen {{ficon name="view-list"/}}/{{ficon name="layout-table"/}} unterscheidbar sind: (1) die //Standardansicht// der Vorgänge und (2) die //projektspezifischen Ansichten// (rot markiert).{{/figure}}
43
44 Die Ansichtenauswahl steht nur zur Verfügung, wenn projektspezifische Ansichten konfiguriert wurden (für die Einrichtung einer projektspezifischen Ansicht: siehe [[Meine Formulare > Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]]). Die Auswahl der Ansicht beeinflusst welche Vorgänge in der Vorgangsliste angezeigt werden und wie diese dargestellt werden. Es gibt zwei Ansichtstypen:
45
46 * {{ficon name="view-list"/}} **Standard**
47 Die Standardansicht kann nicht konfiguriert werden. Es werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] angezeigt (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_default"]]).
48 * {{ficon name="layout-table"/}} **projektspezifische Ansichten**
49 Projektspezifische Ansichten tragen die Namen der Formulare, zu denen sie zugeordnet sind. Diese Ansichten beinhalten nur die Vorgänge des jeweiligen Formulars. Vorgänge werden in der Vorgangsliste in einer Tabelle dargestellt. Die Anzahl der Spalten ist abhänging von der [[Ansichtskonfiguration>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_project"]]).
50
51 === Filter ===
52
53 {{figure image="inbox_filter_menu_filter_de.png"}}{{id name="fig_inbox_filter_menu_filter" /}}
54 Filter: Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung.{{/figure}}
55 Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung, welche die Liste der Vorgänge beeinflusst.
56
57 * **Alle anzeigen**
58 Es werden alle Vorgänge der aktuellen [[Ansicht>>doc:||anchor="filter_menu_view"]] angezeigt.
59 * **Kürzlich bearbeitet**
60 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die in den letzten 14 Tagen bearbeitet wurden.
61 * **Von mir bearbeitet**
62 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die zuletzt vom angemeldeten [[Benutzer>>doc:Formcycle.UserInterface.UserSettings.User.WebHome]] bearbeitet wurden.
63 * **Von mir erstellt**
64 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die vom angemeldeten [[Benutzer>>doc:Formcycle.UserInterface.UserSettings.User.WebHome]] erstellt wurden.
65
66 === Postfächer ===
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68 {{figure image="inbox_filter_menu_inboxes_de.png"}}
69 {{id name="fig_inbox_filter_menu_inboxes" /}}
70 Es werden nur die Vorgänge angezeigt, die sich in den selektierten Postfächern befinden.
71 {{/figure}}
72
73 Jeder Vorgang befindet sich in einem [[Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.Inboxes.WebHome]]. Standardmäßig ist dies das //Zentrale Postfach//. In welchem Postfach ein Vorgang nach dem Absenden landen soll, ist über in den [[Postfach-Einstellungen>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] des Formulars einzustellen. Mit dem Postfachfilter können nur die Vorgänge angezeigt werden, die sich in den selektierten Postfächern befinden. Neben den einzelnen Postfächer steht eine Zahl, welche die Anzahl der unglesenen Vorgänge im Postfach angibt. Ist diese Zahl nicht vorhanden, dann gibt es keine ungelesenen Vorgänge im Postfach. Ist kein Postfach selektiert oder der Postfachfilter nicht vorhanden (weil sich alle Vorgänge im selben Postfach befinden), so werden die Vorgänge aller Postfächer angezeigt.
74 Der Postfachfilter ist abhängig von der gewählten [[Ansicht>>||anchor="filter_menu_view"]]. Befinden sich die Vorgänge in der Vorgangsliste in mehr als einem Postfach, so wird der Postfachfilter dargestellt. Ist dies nicht der Fall, dann wird der Postfachfilter ausgeblendet.
75
76 === Eingangsdatum ===
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78 {{figure image="inbox_filter_menu_date_de.png"}}
79 {{id name="fig_inbox_filter_menu_date" /}}
80 Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden.
81 {{/figure}}
82
83 Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden. Hierfür stehen zwei Eingabefelder zur Verfügung:
84
85 * **von**
86 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die ab dem gegeben Datum eingegangen sind.
87 * **bis**
88 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die bis zum gegeben Datum eingegangen sind.
89
90 Wenn die Felder leer sind, wird nicht nach dem Eingangsdatum gefiltert.
91
92 === Sortierung ===
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94 {{figure image="inbox_filter_menu_sort_de.png"}}
95 {{id name="fig_inbox_filter_menu_sort" /}}
96 Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden.
97 {{/figure}}
98
99 Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Ist eine projektspezifische Ansicht ausgewählt (siehe [[Ansicht>>||anchor="filter_menu_view"]]), ist dieses Feld nicht verfügbar. Die [[Sortierung der projektspezifischen Ansichten>>||anchor="inbox_list_project"]] erfolgt über die Spalten der Tabelle. Folgende Kriterien stehen (in auf- und absteigender Richtung) für die Sortierung zur Verfügung:
100
101 * Eingangsdatum
102 * Änderungsdatum
103 * Betreff
104 * Status
105
106 === Weitere Filter ===
107
108 {{figure image="inbox_filter_menu_others_de.png"}}
109 {{id name="fig_inbox_filter_menu_others" /}}
110 Weitere Filter für individuelle Suchen.
111 {{/figure}}
112
113 Um die Suche nach Vorgängen noch weiter zu verfeinern, stehen weitere Filter zur Verfügung:
114
115 * **(Un-)Gelesen**
116 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (un-)gelesen sind.
117 * **Mit/Ohne Anhang**
118 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (keine) Dateien im Anhang haben.
119 * **(Nicht) Zwischengespeichert**
120 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (nicht) zwischengespeichert sind.
121 * **(Kein) Double-Opt-In**
122 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die sich derzeit im Status //Warten auf Opt-In// befinden (siehe [[Double-Opt-In>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.DoubleOptIn.WebHome]] zu einrichtung).
123
124 == Vorgangsliste ==
125
126 === Standardansicht ===
127
128 {{id name="inbox_list_default"/}}
129 Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge mehrerer Formulare.
130 {{lightbox image="sammelpostfach.png" height="150" group="inbox"/}}
131
132 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/sammelpostfach.png||height="150/"]]
133
134
135
136 == Formularpostfach ==
137
138 {{id name="inbox_list_project"/}}
139 Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge eines Formulars.
140 {{lightbox image="formularpostfach.png" height="150" group="inbox"/}}
141
142 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/formularpostfach.png||height="150/"]]
143
144
145
146 === Vorgang öffnen ===
147
148 Ein Vorgang wird durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag geöffnet.
149
150 {{lightbox image="inbox_open_process.png" width="500"/}}
151
152 === Suchen, Filtern und Sortieren ===
153
154 {{lightbox image="inbox_suchen_filtern.png" width="400" group="inbox"/}}
155
156
157 ==== Suchen ====
158
159 Die Suche bezieht sich immer auf eine Spalte. Die aktuell zu durchsuchende Spalte wir als Platzhalter im Suchfeld angezeigt. Um eine andere Spalte auszuwählen, klicken Sie auf die Lupe im Suchfeld.
160
161 Das Zurücksetzen der Suche erfolgt über das "x" an rechten Rand des Suchfeldes.
162 \\{{lightbox image="inbox_suche.png" height="150" group="inbox"/}}
163
164 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/inbox_suche.png||height="150/"]]
165
166
167
168
169
170 ==== Filtern ====
171
172 In der Toolbar stehen die folgenden Filter zur Verfügung.
173
174 **Augensymbol**
175
176 Zeigt nur Vorgänge an, die ungelesen sind.
177
178 (% style="line-height:1.4em" %)**Woche**
179
180 Zeigt nur Vorgänge der aktuellen Woche an
181
182 **Zeitraum**
183
184 Zeigt nur Vorgänge aus dem ausgewählten Zeitraum an.
185
186 **Reset**
187
188 Setzt die Filter zurück, so dass wieder alle Vorgänge angezeigt werden.
189
190
191 ==== Sortieren ====
192
193 Für das Sortieren klicken Sie einfach in die entsprechende Spaltenüberschrift. Die Spalte, nach der sortiert wird und die Sortierungsrichtung wird über ein kleines Dreieck am Spaltenkopf dargestellt.
194
195 ==== ====
196
197 === Erweiterte Ansicht eines Vorgangs ===
198
199 Die erweiterte Ansicht wird über das Plus-Icon ((% style="color:#000000" %)+)(%%) am Anfang der Zeile des entsprechenden Vorgangs geöffnet.
200
201 {{lightbox image="inbox_erw_ansicht_oeffnen.png" width="400" group="inbox"/}}
202
203
204 ==== Status wechseln ====
205
206 Um den Status zu wechseln, öffnen Sie die erweiterte Ansicht. Je nach Berechtigung stehen im Reiter //Status// die aktuell für den Vorgang verfügbaren Status bereit. Neben dem Statuswechsel kann zudem auch eine Bemerkung hinzugefügt oder auch eine Datei hochgeladen werden.
207
208
209 Jede dieser Aktionen wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
210
211
212 (% style="line-height:1.4em" %)Steht kein Status für den Statuswechsel zur Verfügung, kann dies folgende Ursachen haben.
213
214 * //Kein Status verfügbar //Der ausgewählte Vorgang hat in seinem aktuellen Status keinen Folgestatus.
215
216 * //Statuswechsel nicht erlaubt// In den Formulareinstellungen wurde definiert, dass kein Statuswechsel für Vorgänge dieses Formulars durch den aktuellen Benutzer möglich sind.
217
218 {{lightbox image="inbox_status_wechseln.png" width="400" group="inbox"/}}
219
220
221 ==== Datei zum Vorgang hochladen ====
222
223 Um ein Datei zum Vorgang hinzuzufügen, öffnen Sie die erweiterte Ansicht und fügen Sie die Datei über das im Feld //Datei// ein. Es können mehrere Dateien auf einmal hinzugefügt werden.
224
225 Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
226
227 {{lightbox image="inbox_upload.png" height="150" group="inbox"/}}
228
229
230 ==== Historie ====
231
232 In der Historie werden alle Aktionen bzw. Änderungen des Vorgangs angezeigt.
233
234 {{lightbox image="inbox_historie.png" height="150" group="inbox"/}}
235
236
237 ==== Vorgang ungelesen setzen ====
238
239 Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird dieser als gelesen markiert und die Schrift wird von dem Schriftschnitt //fett// auf //normal// geändert.
240
241 Bei Filterung nach ungelesenen Vorgängen wird dieser Vorgang dann nicht mehr angezeigt. Um einen Vorgang wieder auf //ungelesen// zu setzen, wechseln Sie in die erweiterte Ansicht und aktivieren Sie die Checkbox //Vorgang ungelesen setzen//.
242
243 Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
244
245 {{lightbox image="inbox_vorgang_ungelesen.png" height="150" group="inbox"/}}
246
247
248 === Exportieren ===
249
250 Über die Auswahl //Exportieren// können die momentan selektierten Vorgänge bzw. alle Vorgänge, wenn kein Vorgang selektiert ist, des entsprechenden Postfachs exportiert werden.
251
252 {{lightbox image="inbox_exportieren_1.png" height="150" group="inbox"/}}
253
254 {{lightbox image="inbox_exportieren_2.png" height="150" group="inbox"/}}
255
256
257 Für die Ausgabe stehen zwei Optionen zur Verfügung:
258
259 ===== XML =====
260
261 __//Standard ohne XSL Vorlage~://__
262
263 Die Formulardaten (alle Formularelemente) werden flach als XML Struktur exportiert.
264
265 {{code language="xml"}}
266 <xfc-data xfc-version="3.x.x" generation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ">
267 <processes>
268 <process process-uid="xxx" creation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ" project-name="yyy" status="zzz">
269 <form version="1">
270 <field name="elName">
271 <plainValue><![CDATA[Wert]]></plainValue>
272 <values count="1">
273 <value index="0"><![CDATA[]]></value>
274 </values>
275 <label><![CDATA[]]></label>
276 </field>
277 ...
278 </form>
279 <process ...>
280 </processes>
281 </xfc-data>
282 {{/code}}
283
284 __//Standard mit XSL Vorlage~://__
285
286 {{lightbox image="inbox_exportieren_3.png" height="150" group="inbox"/}}
287
288 Über eine XSL Vorlage können Sie das exportierte XML in das gewünschte Zielformat transformieren. Die entsprechende Vorlage, kann über die Auswahlliste gewählt werden. Siehe hierzu auch [[XSL Vorlage erstellen>>doc:Formcycle.UserInterface.FilesAndTemplates.XSLTransformation]].
289
290
291 ===== Excel =====
292
293 Alle Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Befinden sich in dem Postfach mehrere Vorgänge, so wird für jedes Formularprojekt ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei angelegt.
294
295
296 __//**Was wird wann exportiert?**//__
297
298 Wurden Vorgänge selektiert, werden nur diese exportiert. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden alle Vorgänge exportiert, die momentan sichtbar sind.
299
300 Beispiel:
301
302 Im Postfach befinden sich insgesamt 1000 Vorgänge. Nach einer Suche oder Filterung werden nur noch 500 Vorgänge angezeigt. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden jetzt nur diese 500 sichtbaren Vorgänge exportiert. Um alle 1000 Vorgänge zu exportieren, müssen alle Suchen und Filter zurückgesetzt werden.
303
304
305 ==== Vorgang/Vorgänge löschen ====
306
307 Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er sich in einem Status befindet, der dies erlaubt. In der Administration der [[Statusverarbeitung>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.WorkflowProcessing.States.WebHome]] muss die Option //Vorgänge sind in diesem Status löschbar// aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorgang nicht gelöscht werden. Ob der Vorgang löschbar ist, ist an dem Kreuz-Icon ((% style="color:#ff0000" %)x(%%)) zu sehen.
308
309 {{lightbox image="inbox_vorgang_loeschbar.png" height="150" group="inbox"/}}
310
311
312 ===== Mehrere Vorgänge löschen =====
313
314 Sollen mehrere Vorgänge auf einmal gelöscht werden, können die entsprechenden Vorgänge markiert und diese mit der Option //löschen// gelöscht werden. Vorgänge, die nicht löschbar sind, werden nicht gelöscht. Nach Beendigung des Löschvorgangs wird die Anzahl der tatsächlich gelöschten Vorgänge angezeigt.
315
316 {{lightbox image="inbox_vorgaenge_loeschen_2.png" height="150" group="inbox"/}}
317
318
319 ==== Vorgang/Vorgänge verschieben ====
320
321 Ein oder mehrere ausgewählte Vorgänge können in ein anderes Postfach verschoben werden. Bei einem Verschieben von Vorgängen wird keine Aktion der Statusverarbeitung ausgeführt. Das Verschieben ist nur über das Menü möglich, Drag&Drop wird hier nicht unterstützt.
322
323 {{lightbox image="inbox_vorgaenge_verschieben.png" height="150" group="inbox"/}}
324
325
326 ==== Spalten ein- und ausblenden ====
327
328 Die Spalten der aktuellen Ansicht können nach Bedarf ein- und ausgeblendet werden.
329
330 {{lightbox image="inbox_spalten_ein_ausblenden.png" height="150" group="inbox"/}}
331
332 == Revisionsbereich ==

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