Wiki-Quellcode von NLO_DE_EN_Posteingang

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1 {{content/}}
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4 == Beschreibung ==
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6 In der Inbox werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] (eingegangene Formulardaten) in der //Standardansicht// bzw. in den [[//projektspezifischen Ansichten//>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] übersichtlich dargestellt. Weiter ist es möglich, den Status eines Vorgangs zu ändern, Dateien hochzuladen, Kommentare zu verfassen und Vorgangsdaten zu exportieren.
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8 == Aufbau ==
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10 {{figure image="inbox_overview_marked_de.png"}}
11 {{id name="fig_inbox_overview" /}}
12 Der Posteingang besteht aus (1) dem //Filtermenü//, (2) der //Vorgangsliste// und (3) dem //Lesebereich//.
13 {{/figure}}
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15 Der Posteingang besteht isngesamt aus drei Einzelteilen: dem //Filtermenü// am linken Rand, der //Vorgangsliste// und dem //Lesebereich//. Wird der Posteingang geöffnet sind lediglich die Vorgangsliste und das Filtermenü sichtbar. Mit einem Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste öffnet sich der Lesebereich des Vorgangs.
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17 == Filtermenü ==
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19 {{id name="filter_menu"/}}
20 Über Filtermenü kann die Darstellung der Vorgänge in der Vorgangsliste angepasst werden. Folgende Filter stehen zur Verfügung:
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22 === Suche ===
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24 {{figure image="inbox_filter_menu_search_type_de.png"}}
25 {{id name="fig_inbox_filter_menu_search_type" /}}
26 Vorgangssuche: Vorgänge können nach unterschiedlichen Suchtypen gefiltert werden. Die Auswahl des Suchtyps erfolgt über das rot-markierte Pfeilsymbol.
27 {{/figure}}
28
29 Ganz oben im Filtermenü befindet sich ein Eingabefeld für, welches für die Suche nach Formularen verwendet werden kann. Über den Button rechts vom Eingabefeld kann der Suchtyp ausgewählt werden (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_filter_menu_search_type"]]). Es stehen folgenden Suchtypen zur Verfügung:
30
31 * **Betreff**
32 Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Betreff.
33 * **Formular**
34 Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Formulartitel.
35 * **Vorgang-ID**
36 Suche nach Vorgängen mit der gegebenen ID. Die ID muss exakt sein.
37 * **Prozess-ID**
38 Suche nach Vorgängen mit der gegebenen Prozess-ID.
39 * **Status**
40 Suche nach Vorgängen, die sich im gegebenen Status befinden.
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42 Ist das Eingabefeld leer, wird kein Suchfilter angewandt. In projektspezifischen Ansichten wird das Suchfeld nicht dargestellt.
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44 === Ansicht ===
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46 {{id name="filter_menu_view"/}}
47 {{figure image="inbox_filter_menu_view_de.png"}}{{id name="fig_inbox_filter_menu_view" /}}
48 Es stehen zwei Typen von Ansichten zur Auswahl, welche an den unterschiedlichen Symbolen {{ficon name="view-list"/}}/{{ficon name="layout-table"/}} unterscheidbar sind: (1) die //Standardansicht// der Vorgänge und (2) die //projektspezifischen Ansichten// (rot markiert).{{/figure}}
49
50 Die Ansichtenauswahl steht nur zur Verfügung, wenn projektspezifische Ansichten konfiguriert wurden (für die Einrichtung einer projektspezifischen Ansicht: siehe [[Meine Formulare > Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]]). Die Auswahl der Ansicht beeinflusst welche Vorgänge in der Vorgangsliste angezeigt werden und wie diese dargestellt werden. Es gibt zwei Ansichtstypen:
51
52 * {{ficon name="view-list"/}} **Standard**
53 Die Standardansicht kann nicht konfiguriert werden. Es werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] angezeigt (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_default"]]).
54 * {{ficon name="layout-table"/}} **projektspezifische Ansichten**
55 Projektspezifische Ansichten tragen die Namen der Formulare, zu denen sie zugeordnet sind. Diese Ansichten beinhalten nur die Vorgänge des jeweiligen Formulars. Vorgänge werden in der Vorgangsliste in einer Tabelle dargestellt. Die Anzahl der Spalten ist abhänging von der [[Ansichtskonfiguration>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_project"]]).
56
57 === Filter ===
58
59 {{figure image="inbox_filter_menu_filter_de.png"}}{{id name="fig_inbox_filter_menu_filter" /}}
60 Filter: Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung.{{/figure}}
61 Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung, welche die Liste der Vorgänge beeinflusst.
62
63 * **Alle anzeigen**
64 Es werden alle Vorgänge der aktuellen [[Ansicht>>doc:||anchor="filter_menu_view"]] angezeigt.
65 * **Kürzlich bearbeitet**
66 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die in den letzten 14 Tagen bearbeitet wurden.
67 * **Von mir bearbeitet**
68 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die zuletzt vom angemeldeten [[Benutzer>>doc:Formcycle.UserInterface.UserSettings.User.WebHome]] bearbeitet wurden.
69 * **Von mir erstellt**
70 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die vom angemeldeten [[Benutzer>>doc:Formcycle.UserInterface.UserSettings.User.WebHome]] erstellt wurden.
71
72 === Postfächer ===
73
74 {{figure image="inbox_filter_menu_inboxes_de.png"}}
75 {{id name="fig_inbox_filter_menu_inboxes" /}}
76 Es werden nur die Vorgänge angezeigt, die sich in den selektierten Postfächern befinden.
77 {{/figure}}
78
79 Jeder Vorgang befindet sich in einem [[Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.Inboxes.WebHome]]. Standardmäßig ist dies das //Zentrale Postfach//. In welchem Postfach ein Vorgang nach dem Absenden landen soll, ist über in den [[Postfach-Einstellungen>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] des Formulars einzustellen. Mit dem Postfachfilter können nur die Vorgänge angezeigt werden, die sich in den selektierten Postfächern befinden. Neben den einzelnen Postfächer steht eine Zahl, welche die Anzahl der unglesenen Vorgänge im Postfach angibt. Ist diese Zahl nicht vorhanden, dann gibt es keine ungelesenen Vorgänge im Postfach. Ist kein Postfach selektiert oder der Postfachfilter nicht vorhanden (weil sich alle Vorgänge im selben Postfach befinden), so werden die Vorgänge aller Postfächer angezeigt.
80 Der Postfachfilter ist abhängig von der gewählten [[Ansicht>>||anchor="filter_menu_view"]]. Befinden sich die Vorgänge in der Vorgangsliste in mehr als einem Postfach, so wird der Postfachfilter dargestellt. Ist dies nicht der Fall, dann wird der Postfachfilter ausgeblendet.
81
82 === Eingangsdatum ===
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84 {{figure image="inbox_filter_menu_date_de.png"}}
85 {{id name="fig_inbox_filter_menu_date" /}}
86 Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden.
87 {{/figure}}
88
89 Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden. Hierfür stehen zwei Eingabefelder zur Verfügung:
90
91 * **von**
92 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die ab dem gegeben Datum eingegangen sind.
93 * **bis**
94 Es werden alle Vorgänge angezeigt, die bis zum gegeben Datum eingegangen sind.
95
96 Wenn die Felder leer sind, wird nicht nach dem Eingangsdatum gefiltert.
97
98 === Sortierung ===
99
100 {{figure image="inbox_filter_menu_sort_de.png"}}
101 {{id name="fig_inbox_filter_menu_sort" /}}
102 Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden.
103 {{/figure}}
104
105 Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Ist eine projektspezifische Ansicht ausgewählt (siehe [[Ansicht>>||anchor="filter_menu_view"]]), ist dieses Feld nicht verfügbar. Die [[Sortierung der projektspezifischen Ansichten>>||anchor="inbox_list_project"]] erfolgt über die Spalten der Tabelle. Folgende Kriterien stehen (in auf- und absteigender Richtung) für die Sortierung zur Verfügung:
106
107 * Eingangsdatum
108 * Änderungsdatum
109 * Betreff
110 * Status
111
112 === Weitere Filter ===
113
114 {{figure image="inbox_filter_menu_others_de.png"}}
115 {{id name="fig_inbox_filter_menu_others" /}}
116 Weitere Filter für individuelle Suchen.
117 {{/figure}}
118
119 Um die Suche nach Vorgängen noch weiter zu verfeinern, stehen weitere Filter zur Verfügung:
120
121 * **(Un-)Gelesen**
122 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (un-)gelesen sind.
123 * **Mit/Ohne Anhang**
124 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (keine) Dateien im Anhang haben.
125 * **(Nicht) Zwischengespeichert**
126 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (nicht) zwischengespeichert sind.
127 * **(Kein) Double-Opt-In**
128 Es werden nur Vorgänge angezeigt, die sich derzeit im Status //Warten auf Opt-In// befinden (siehe [[Double-Opt-In>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.DoubleOptIn.WebHome]] zu einrichtung).
129
130 == Vorgangsliste ==
131
132 {{figure image="inbox_list_default_marked_de.png"}}
133 {{id name="fig_inbox_list_default_marked" /}}
134 Sind Vorgänge selektiert erscheinen in der Kopfzeile der Vorgangsliste Vorgangsaktionen auf der linken Seite. Die allgemeinen Aktionen auf der rechten Seite sind immer verfügbar.
135 {{/figure}}
136
137 In der Kopfzeile der Vorgangsliste befinden sich zwei Buttonlisten (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_list_default_marked"]]). Links befinden sich die //Vorgangsaktionen// und rechts //allgemeine Aktionen//.
138
139 === Vorgangsaktionen ===
140
141 Welche der Vorgangsaktionen erscheinen ist abhängig von den derzeit selktierten Vorgängen.
142
143 ==== {{ficon name="checkbox-marked-outline"/}} Selektion aller Vorgänge ====
144
145 Selektiert alle Vorgänge basierend auf den derzeit [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]]. Befinden sich sehr viele Vorgänge in der Liste, kann dies einen Moment dauern. Diese Checkbox ist immer vorhanden.
146
147 ==== {{icon name="download"/}} Exportieren ====
148
149 Exportiert alle selektierten Formulare oder alle Vorgänge basierend auf den derzeit [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]]. Es gibt drei verschiedene Varianten ein Formular zu exportieren:
150
151 {{lightbox image="inbox_exportieren_1.png" height="150" group="inbox"/}}
152
153 {{lightbox image="inbox_exportieren_2.png" height="150" group="inbox"/}}
154
155 ===== {{icon name="file-code-o"/}} XML =====
156
157 __//Standard ohne XSL Vorlage~://__
158
159 Die Formulardaten (alle Formularelemente) werden flach als XML Struktur exportiert.
160
161 {{code language="xml"}}
162 <xfc-data xfc-version="3.x.x" generation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ">
163 <processes>
164 <process process-uid="xxx" creation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ" project-name="yyy" status="zzz">
165 <form version="1">
166 <field name="elName">
167 <plainValue><![CDATA[Wert]]></plainValue>
168 <values count="1">
169 <value index="0"><![CDATA[]]></value>
170 </values>
171 <label><![CDATA[]]></label>
172 </field>
173 ...
174 </form>
175 <process ...>
176 </processes>
177 </xfc-data>
178 {{/code}}
179
180 __//Standard mit XSL Vorlage~://__
181
182 {{lightbox image="inbox_exportieren_3.png" height="150" group="inbox"/}}
183
184 Über eine XSL Vorlage können Sie das exportierte XML in das gewünschte Zielformat transformieren. Die entsprechende Vorlage, kann über die Auswahlliste gewählt werden. Siehe hierzu auch [[XSL Vorlage erstellen>>doc:Formcycle.UserInterface.FilesAndTemplates.XSLTransformation]].
185
186
187 ===== {{icon name="file-excel-o"/}} Excel =====
188
189 Alle Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Befinden sich in dem Postfach mehrere Vorgänge, so wird für jedes Formularprojekt ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei angelegt.
190
191
192 __//**Was wird wann exportiert?**//__
193
194 Wurden Vorgänge selektiert, werden nur diese exportiert. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden alle Vorgänge exportiert, die momentan sichtbar sind.
195
196 Beispiel:
197
198 Im Postfach befinden sich insgesamt 1000 Vorgänge. Nach einer Suche oder Filterung werden nur noch 500 Vorgänge angezeigt. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden jetzt nur diese 500 sichtbaren Vorgänge exportiert. Um alle 1000 Vorgänge zu exportieren, müssen alle Suchen und Filter zurückgesetzt werden.
199
200 ===== {{icon name="file-excel-o"/}} Excel (mehrzeilig) =====
201
202 ==== {{ficon name="action-move-inbox"/}} Verschieben ====
203
204 ==== (Un-)Gelesen ====
205
206 ==== Löschen ====
207
208 === Allgemeine Aktionen ===
209
210 Auf der rechten Seite der Kopfzeile befinden sich //allgemeine Aktionen//, welche immer verfügbar sind:
211
212 ==== {{ficon name="plus-circle-outline"/}} Neuer Vorgang ====
213
214 Öffnet ein Menü, mit welchem bereits existierende Formulare aufgerufen werden können, um neue Vorgänge abzusenden.
215
216 ==== {{icon name="refresh"/}} Aktualisieren ====
217
218 Aktualisiert die Ansicht.
219
220 ==== {{ficon name="view-rows"/}}/{{ficon name="view-columns"/}} Position des Lesebereichs ====
221
222 Wechselt die Position des Lesebereichs von rechts nach unten oder umgekehrt.
223
224 === Standardansicht ===
225
226 {{id name="inbox_list_default"/}}
227 In der Standardansicht werden, im Gegensatz zur [[projektspezifischen Ansicht>>||anchor="inbox_list_project"]] und abhängig von den [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]], alle Vorgänge angezeigt.
228
229 == Formularpostfach ==
230
231 {{id name="inbox_list_project"/}}
232 Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge eines Formulars.
233 {{lightbox image="formularpostfach.png" height="150" group="inbox"/}}
234
235 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/formularpostfach.png||height="150/"]]
236
237
238
239 === Vorgang öffnen ===
240
241 Ein Vorgang wird durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag geöffnet.
242
243 {{lightbox image="inbox_open_process.png" width="500"/}}
244
245 === Suchen, Filtern und Sortieren ===
246
247 {{lightbox image="inbox_suchen_filtern.png" width="400" group="inbox"/}}
248
249
250 ==== Suchen ====
251
252 Die Suche bezieht sich immer auf eine Spalte. Die aktuell zu durchsuchende Spalte wir als Platzhalter im Suchfeld angezeigt. Um eine andere Spalte auszuwählen, klicken Sie auf die Lupe im Suchfeld.
253
254 Das Zurücksetzen der Suche erfolgt über das "x" an rechten Rand des Suchfeldes.
255 \\{{lightbox image="inbox_suche.png" height="150" group="inbox"/}}
256
257 [[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/inbox_suche.png||height="150/"]]
258
259
260
261
262
263 ==== Filtern ====
264
265 In der Toolbar stehen die folgenden Filter zur Verfügung.
266
267 **Augensymbol**
268
269 Zeigt nur Vorgänge an, die ungelesen sind.
270
271 (% style="line-height:1.4em" %)**Woche**
272
273 Zeigt nur Vorgänge der aktuellen Woche an
274
275 **Zeitraum**
276
277 Zeigt nur Vorgänge aus dem ausgewählten Zeitraum an.
278
279 **Reset**
280
281 Setzt die Filter zurück, so dass wieder alle Vorgänge angezeigt werden.
282
283
284 ==== Sortieren ====
285
286 Für das Sortieren klicken Sie einfach in die entsprechende Spaltenüberschrift. Die Spalte, nach der sortiert wird und die Sortierungsrichtung wird über ein kleines Dreieck am Spaltenkopf dargestellt.
287
288 ==== ====
289
290 === Erweiterte Ansicht eines Vorgangs ===
291
292 Die erweiterte Ansicht wird über das Plus-Icon ((% style="color:#000000" %)+)(%%) am Anfang der Zeile des entsprechenden Vorgangs geöffnet.
293
294 {{lightbox image="inbox_erw_ansicht_oeffnen.png" width="400" group="inbox"/}}
295
296
297 ==== Status wechseln ====
298
299 Um den Status zu wechseln, öffnen Sie die erweiterte Ansicht. Je nach Berechtigung stehen im Reiter //Status// die aktuell für den Vorgang verfügbaren Status bereit. Neben dem Statuswechsel kann zudem auch eine Bemerkung hinzugefügt oder auch eine Datei hochgeladen werden.
300
301
302 Jede dieser Aktionen wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
303
304
305 (% style="line-height:1.4em" %)Steht kein Status für den Statuswechsel zur Verfügung, kann dies folgende Ursachen haben.
306
307 * //Kein Status verfügbar //Der ausgewählte Vorgang hat in seinem aktuellen Status keinen Folgestatus.
308
309 * //Statuswechsel nicht erlaubt// In den Formulareinstellungen wurde definiert, dass kein Statuswechsel für Vorgänge dieses Formulars durch den aktuellen Benutzer möglich sind.
310
311 {{lightbox image="inbox_status_wechseln.png" width="400" group="inbox"/}}
312
313
314 ==== Datei zum Vorgang hochladen ====
315
316 Um ein Datei zum Vorgang hinzuzufügen, öffnen Sie die erweiterte Ansicht und fügen Sie die Datei über das im Feld //Datei// ein. Es können mehrere Dateien auf einmal hinzugefügt werden.
317
318 Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
319
320 {{lightbox image="inbox_upload.png" height="150" group="inbox"/}}
321
322
323 ==== Historie ====
324
325 In der Historie werden alle Aktionen bzw. Änderungen des Vorgangs angezeigt.
326
327 {{lightbox image="inbox_historie.png" height="150" group="inbox"/}}
328
329
330 ==== Vorgang ungelesen setzen ====
331
332 Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird dieser als gelesen markiert und die Schrift wird von dem Schriftschnitt //fett// auf //normal// geändert.
333
334 Bei Filterung nach ungelesenen Vorgängen wird dieser Vorgang dann nicht mehr angezeigt. Um einen Vorgang wieder auf //ungelesen// zu setzen, wechseln Sie in die erweiterte Ansicht und aktivieren Sie die Checkbox //Vorgang ungelesen setzen//.
335
336 Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
337
338 {{lightbox image="inbox_vorgang_ungelesen.png" height="150" group="inbox"/}}
339
340
341 ==== Vorgang/Vorgänge löschen ====
342
343 Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er sich in einem Status befindet, der dies erlaubt. In der Administration der [[Statusverarbeitung>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.WorkflowProcessing.States.WebHome]] muss die Option //Vorgänge sind in diesem Status löschbar// aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorgang nicht gelöscht werden. Ob der Vorgang löschbar ist, ist an dem Kreuz-Icon ((% style="color:#ff0000" %)x(%%)) zu sehen.
344
345 {{lightbox image="inbox_vorgang_loeschbar.png" height="150" group="inbox"/}}
346
347
348 ===== Mehrere Vorgänge löschen =====
349
350 Sollen mehrere Vorgänge auf einmal gelöscht werden, können die entsprechenden Vorgänge markiert und diese mit der Option //löschen// gelöscht werden. Vorgänge, die nicht löschbar sind, werden nicht gelöscht. Nach Beendigung des Löschvorgangs wird die Anzahl der tatsächlich gelöschten Vorgänge angezeigt.
351
352 {{lightbox image="inbox_vorgaenge_loeschen_2.png" height="150" group="inbox"/}}
353
354
355 ==== Vorgang/Vorgänge verschieben ====
356
357 Ein oder mehrere ausgewählte Vorgänge können in ein anderes Postfach verschoben werden. Bei einem Verschieben von Vorgängen wird keine Aktion der Statusverarbeitung ausgeführt. Das Verschieben ist nur über das Menü möglich, Drag&Drop wird hier nicht unterstützt.
358
359 {{lightbox image="inbox_vorgaenge_verschieben.png" height="150" group="inbox"/}}
360
361
362 ==== Spalten ein- und ausblenden ====
363
364 Die Spalten der aktuellen Ansicht können nach Bedarf ein- und ausgeblendet werden.
365
366 {{lightbox image="inbox_spalten_ein_ausblenden.png" height="150" group="inbox"/}}
367
368 == Lesebereich ==

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