Änderungen von Dokument Posteingang

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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -NLO_DE_EN_Posteingang
1 +Posteingang
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.nlo
1 +XWiki.gru
Tags
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +excel|export|inbox|xml|projektpostfach|projektspezifische Ansicht|Formularspezifische Datenansicht|Postfach|Vorgang löschen|delete form record
Inhalt
... ... @@ -3,147 +3,249 @@
3 3  
4 4  == Beschreibung ==
5 5  
6 -In der Inbox werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] (eingegangene Formulardaten) in der //Standardansicht// bzw. in den [[//projektspezifischen Ansichten//>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] übersichtlich dargestellt. Weiter ist es möglich, den Status eines Vorgangs zu ändern, Dateien hochzuladen, Kommentare zu verfassen und Vorgangsdaten zu exportieren.
6 +Im Posteingang werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] (eingegangene Formulardaten) in der [[//Standardansicht//>>||anchor="inbox_list_default"]] bzw. in den [[//formularspezifischen Datenansichten//>>||anchor="inbox_list_project"]] übersichtlich dargestellt. Des weiteren ist es möglich, den Status eines Vorgangs zu ändern, Dateien hochzuladen, Kommentare zu verfassen und Vorgangsdaten zu exportieren.
7 7  
8 8  == Aufbau ==
9 9  
10 -Der Posteingang besteht isngesamt aus drei Einzelteilen: dem //Filtermenü// am linken Rand, der //Vorgangsliste// und dem //Revisionsbereich//. Wird der Posteingang geöffnet sind lediglich die Vorgangsliste und das Filtermenü sichtbar. Mit einem Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste öffnet sich der Revisionsbereich des Vorgangs.
10 +{{figure image="inbox_overview_marked_de.png"}}
11 +{{id name="fig_inbox_overview" /}}
12 +Der Posteingang besteht aus (1) dem //Filtermenü//, (2) der //Vorgangsliste// und (3) dem //Lesebereich//.
13 +{{/figure}}
11 11  
12 -== Standardansicht ==
15 +Der Posteingang besteht insgesamt aus drei Einzelteilen: dem [[Filtermenü>>||anchor="filter_menu"]] am linken Rand, der [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list"]] und dem [[Lesebereich>>||anchor="review_area"]]. Wird der Posteingang geöffnet, sind lediglich die Vorgangsliste und das Filtermenü sichtbar. Mit einem Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste öffnet sich der Lesebereich des Vorgangs.
13 13  
14 -Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge mehrerer Formulare.
15 -{{lightbox image="sammelpostfach.png" height="150" group="inbox"/}}
17 +== Filtermenü ==
16 16  
17 -[[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/sammelpostfach.png||height="150/"]]
19 +{{id name="filter_menu"/}}
20 +Über das Filtermenü kann die Darstellung der Vorgänge in der Vorgangsliste angepasst werden. Folgende Filter stehen zur Verfügung:
18 18  
22 +=== Suche ===
19 19  
24 +{{figure image="inbox_filter_menu_search_type_de.png"}}
25 +{{id name="fig_inbox_filter_menu_search_type" /}}
26 +Vorgangssuche: Vorgänge können nach unterschiedlichen Suchtypen gefiltert werden. Die Auswahl des Suchtyps erfolgt über das rot-markierte Pfeilsymbol.
27 +{{/figure}}
20 20  
21 -== Formularpostfach ==
29 +Ganz oben im Filtermenü befindet sich ein Eingabefeld, welches für die Suche nach Formularen verwendet werden kann. Über den Button rechts vom Eingabefeld kann der Suchtyp ausgewählt werden (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_filter_menu_search_type"]]). Es stehen folgenden Suchtypen zur Verfügung:
22 22  
23 -Dieser Postfachtyp enthält Vorgänge eines Formulars.
24 -{{lightbox image="formularpostfach.png" height="150" group="inbox"/}}
31 +* **Betreff**
32 +Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Betreff.
33 +* **Formular**
34 +Suche nach Vorgängen mit dem gegebenen Formulartitel.
35 +* **Vorgang-ID**
36 +Suche nach Vorgängen mit der gegebenen ID. {{info}}Die ID muss exakt sein.{{/info}}
37 +* **Prozess-ID**
38 +Suche nach Vorgängen mit der gegebenen Prozess-ID.
39 +* **Status**
40 +Suche nach Vorgängen, die sich im gegebenen Status befinden.
25 25  
26 -[[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/formularpostfach.png||height="150/"]]
42 +Ist das Eingabefeld leer, wird kein Suchfilter angewandt. In formularspezifische Datenansichten wird das Suchfeld nicht dargestellt.
27 27  
44 +=== Ansicht ===
28 28  
46 +{{id name="filter_menu_view"/}}
47 +{{figure image="inbox_filter_menu_view_de.png"}}{{id name="fig_inbox_filter_menu_view" /}}
48 +Es stehen zwei Typen von Ansichten zur Auswahl, welche an den unterschiedlichen Symbolen {{ficon name="view-list"/}}/{{ficon name="layout-table"/}} unterscheidbar sind: (1) die //Standardansicht// der Vorgänge und (2) die //formularspezifischen Datenansichten// (rot markiert).{{/figure}}
29 29  
30 -=== Vorgang öffnen ===
31 31  
32 -Ein Vorgang wird durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag geöffnet.
51 +Die Ansichtenauswahl steht nur zur Verfügung, wenn formularspezifische Datenansichten konfiguriert wurden (für die Einrichtung einer formularspezifischen Datenansicht siehe [[Meine Formulare > Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]]). Die Auswahl der Ansicht beeinflusst, welche Vorgänge in der Vorgangsliste angezeigt werden und wie diese dargestellt werden. Es gibt zwei Ansichtstypen:
33 33  
34 -{{lightbox image="inbox_open_process.png" width="500"/}}
53 +* {{ficon name="view-list"/}}**Standard**
54 +Die Standardansicht kann nicht konfiguriert werden. Es werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen [[Vorgänge>>doc:Terminology.WebHome||anchor="form_record"]] angezeigt (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_default"]]).
55 +* {{ficon name="layout-table"/}}**Formularspezifische Datenansichten**
56 +Formularspezifische Datenansichten tragen die Namen der Formulare, zu denen sie zugeordnet sind. Diese Ansichten beinhalten nur die Vorgänge des jeweiligen Formulars. Vorgänge werden in der Vorgangsliste in einer Tabelle dargestellt. Die Anzahl der Spalten ist abhänging von der [[Ansichtskonfiguration>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] (siehe [[Vorgangsliste>>||anchor="inbox_list_project"]]).
35 35  
36 -=== Suchen, Filtern und Sortieren ===
58 +=== Filter ===
37 37  
38 -{{lightbox image="inbox_suchen_filtern.png" width="400" group="inbox"/}}
60 +{{figure image="inbox_filter_menu_filter_de.png"}}
61 +{{id name="fig_inbox_filter_menu_filter" /}}
62 +Filter: Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung.
63 +{{/figure}}
39 39  
65 +Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung, welche die Liste der Vorgänge beeinflusst.
40 40  
41 -==== Suchen ====
67 +* **Alle anzeigen**
68 +Es werden alle Vorgänge der aktuellen [[Ansicht>>doc:||anchor="filter_menu_view"]] angezeigt.
69 +* **Kürzlich bearbeitet**
70 +Es werden alle Vorgänge angezeigt, die in den letzten 14 Tagen bearbeitet wurden.
71 +* **Von mir bearbeitet**
72 +Es werden alle Vorgänge angezeigt, die zuletzt vom angemeldeten [[Benutzer>>doc:Formcycle.UserInterface.UserSettings.User.WebHome]] bearbeitet wurden.
73 +* **Von mir erstellt**
74 +Es werden alle Vorgänge angezeigt, die vom angemeldeten [[Benutzer>>doc:Formcycle.UserInterface.UserSettings.User.WebHome]] erstellt wurden.
42 42  
43 -Die Suche bezieht sich immer auf eine Spalte. Die aktuell zu durchsuchende Spalte wir als Platzhalter im Suchfeld angezeigt. Um eine andere Spalte auszuwählen, klicken Sie auf die Lupe im Suchfeld.
76 +{{id name="filter_menu_appointment_templates" /}}
77 +=== Terminpläne {{version major="6" minor="5" patch="0"/}} ===
78 +Dieses Filtermenü steht nur in der [[Kalenderansicht>>||anchor="calendar-view"]] zur Verfügung. Terminpläne, die gebuchte Termine besitzen, können hier an-/abgewählt werden. In der Kalenderansicht erscheinen nur Termine der gewählten Terminpläne.
44 44  
45 -Das Zurücksetzen der Suche erfolgt über das "x" an rechten Rand des Suchfeldes.
46 -\\{{lightbox image="inbox_suche.png" height="150" group="inbox"/}}
47 47  
48 -[[image:/xwiki/bin/download/Formcycle/Inbox/WebHome/inbox_suche.png||height="150/"]]
81 +=== Postfächer ===
49 49  
83 +{{id name="filter_menu_inboxes"/}}
50 50  
85 +{{figure image="inbox_filter_menu_inboxes_de.png"}}
86 +{{id name="fig_inbox_filter_menu_inboxes" /}}
87 +Es werden nur die Vorgänge angezeigt, die sich in den selektierten Postfächern befinden.
88 +{{/figure}}
51 51  
90 +Jeder Vorgang befindet sich in einem [[Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.Inboxes.WebHome]]. Standardmäßig ist dies das //Zentrale Postfach//. In welchem Postfach ein Vorgang nach dem Absenden landen soll, ist in den [[Postfach-Einstellungen>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] des Formulars einzustellen. Mit dem Postfachfilter können nur die Vorgänge angezeigt werden, die sich in den selektierten Postfächern befinden. Neben den einzelnen Postfächern steht eine Zahl, welche die Anzahl der unglesenen Vorgänge im Postfach angibt. Ist diese Zahl nicht vorhanden, dann gibt es keine ungelesenen Vorgänge im Postfach. Ist kein Postfach selektiert oder der Postfachfilter nicht vorhanden (weil sich alle Vorgänge im selben Postfach befinden), so werden die Vorgänge aller Postfächer angezeigt.
91 +Der Postfachfilter ist abhängig von der gewählten [[Ansicht>>||anchor="filter_menu_view"]]. Befinden sich die Vorgänge in der Vorgangsliste in mehr als einem Postfach, so wird der Postfachfilter dargestellt. Ist dies nicht der Fall, dann wird der Postfachfilter ausgeblendet.
52 52  
93 +=== Eingangsdatum ===
53 53  
54 -==== Filtern ====
95 +{{figure image="inbox_filter_menu_date_de.png"}}
96 +{{id name="fig_inbox_filter_menu_date" /}}
97 +Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden.
98 +{{/figure}}
55 55  
56 -In der Toolbar stehen die folgenden Filter zur Verfügung.
100 +Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden. Hierfür stehen zwei Eingabefelder zur Verfügung:
57 57  
58 -**Augensymbol**
102 +* **von**
103 +Es werden alle Vorgänge angezeigt, die ab dem gegebenen Datum eingegangen sind.
104 +* **bis**
105 +Es werden alle Vorgänge angezeigt, die bis zum gegebenen Datum eingegangen sind.
59 59  
60 -Zeigt nur Vorgänge an, die ungelesen sind.
107 +Wenn die Felder leer sind, wird nicht nach dem Eingangsdatum gefiltert.
61 61  
62 -(% style="line-height:1.4em" %)**Woche**
109 +=== Sortierung ===
63 63  
64 -Zeigt nur Vorgänge der aktuellen Woche an
111 +{{figure image="inbox_filter_menu_sort_de.png"}}
112 +{{id name="fig_inbox_filter_menu_sort" /}}
113 +Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden.
114 +{{/figure}}
65 65  
66 -**Zeitraum**
116 +Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Ist eine formularspezifische Datenansicht ausgewählt (siehe [[Ansicht>>||anchor="filter_menu_view"]]), ist dieses Feld nicht verfügbar. Die [[Sortierung der formularspezifischen Datenansichten>>||anchor="inbox_list_project"]] erfolgt über die Spalten der Tabelle. Folgende Kriterien stehen (in auf- und absteigender Richtung) für die Sortierung zur Verfügung:
67 67  
68 -Zeigt nur Vorgänge aus dem ausgewählten Zeitraum an.
118 +* **Eingangsdatum**
119 +* **Änderungsdatum**
120 +* **Betreff**
121 +* **Status**
69 69  
70 -**Reset**
123 +=== Weitere Filter ===
71 71  
72 -Setzt die Filter zurück, so dass wieder alle Vorgänge angezeigt werden.
125 +{{figure image="inbox_filter_menu_others_de.png"}}
126 +{{id name="fig_inbox_filter_menu_others" /}}
127 +Weitere Filter für individuelle Suchen.
128 +{{/figure}}
73 73  
130 +Um die Suche nach Vorgängen noch weiter zu verfeinern, stehen weitere Filter zur Verfügung:
74 74  
75 -==== Sortieren ====
132 +* **(Un-)Gelesen**
133 +Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (un-)gelesen sind.
134 +* **Mit/Ohne Anhang**
135 +Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (keine) Dateien im Anhang haben.
136 +* **(Nicht) Zwischengespeichert**
137 +Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (nicht) zwischengespeichert sind.
138 +* **(Kein) Double-Opt-In**
139 +Es werden nur Vorgänge angezeigt, die sich derzeit im Status //Warten auf Opt-In// befinden (siehe [[Double-Opt-In>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.DoubleOptIn.WebHome]] zur Einrichtung).
76 76  
77 -Für das Sortieren klicken Sie einfach in die entsprechende Spaltenüberschrift. Die Spalte, nach der sortiert wird und die Sortierungsrichtung wird über ein kleines Dreieck am Spaltenkopf dargestellt.
141 +== Vorgangsliste ==
78 78  
79 -==== ====
143 +{{id name="inbox_list"/}}
144 +{{figure image="inbox_list_default_marked_de.png"}}{{id name="fig_inbox_list_default_marked" /}}
145 +Sind Vorgänge selektiert, erscheinen in der Kopfzeile der Vorgangsliste Vorgangsaktionen auf der linken Seite. Die allgemeinen Aktionen auf der rechten Seite sind immer verfügbar.{{/figure}}
80 80  
81 -=== Erweiterte Ansicht eines Vorgangs ===
147 +Die Vorgangsliste zeigt alle Vorgänge abhängig von den derzeit [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]] an. Es gibt zwei verschiedene Ansichten der Vorgangsliste: die [[Standardansicht>>||anchor="inbox_list_default"]] und die [[formularspezifische Datenansicht>>||anchor="inbox_list_project"]]. Die Ansicht kann über das [[Filtermenü>>||anchor="filter_menu_view"]] gewechselt werden.
148 +Durch einen Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste wird dieser im [[Lesebereich>>||anchor="review_area"]] geöffnet. Ist der Lesebereich noch nicht sichtbar, wird dieser mit einem Klick auf einen Vorgang geöffnet. Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird dieser als gelesen markiert und die Schrift wird vom Schriftschnitt //fett// auf //normal// geändert. Bei Filterung nach ungelesenen Vorgängen wird dieser Vorgang dann nicht mehr angezeigt. Um einen Vorgang wieder auf //ungelesen// zu setzen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche {{icon name="envelope"/}} in der Kopfzeile.
149 +In der Kopfzeile der Vorgangsliste befinden sich zwei Buttonlisten (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_list_default_marked"]]). Links befinden sich die //Vorgangsaktionen// und rechts //allgemeine Aktionen//.
82 82  
83 -Die erweiterte Ansicht wird über das Plus-Icon ((% style="color:#000000" %)+)(%%) am Anfang der Zeile des entsprechenden Vorgangs geöffnet.
151 +{{id name="form_record_actions"/}}
84 84  
85 -{{lightbox image="inbox_erw_ansicht_oeffnen.png" width="400" group="inbox"/}}
153 +=== Vorgangsaktionen ===
86 86  
155 +Welche der Vorgangsaktionen erscheinen, ist abhängig von den derzeit selektierten Vorgängen.
87 87  
88 -==== Status wechseln ====
157 +==== {{ficon name="checkbox-marked-outline"/}} Selektion aller Vorgänge ====
89 89  
90 -Um den Status zu wechseln, öffnen Sie die erweiterte Ansicht. Je nach Berechtigung stehen im Reiter //Status// die aktuell für den Vorgang verfügbaren Status bereit. Neben dem Statuswechsel kann zudem auch eine Bemerkung hinzugefügt oder auch eine Datei hochgeladen werden.
159 +Selektiert alle Vorgänge basierend auf den derzeit [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]]. {{info}}Befinden sich sehr viele Vorgänge in der Liste, kann dies einen Moment dauern.{{/info}} Diese Checkbox ist immer vorhanden.
91 91  
161 +==== {{icon name="download"/}} Exportieren ====
92 92  
93 -Jede dieser Aktionen wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
163 +Exportiert entweder alle selektierten Vorgänge oder, wenn keine Vorgänge selektiert sind, alle Vorgänge basierend auf den derzeit [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]].
94 94  
165 +Siehe [[Exportieren>>||anchor="export"]] um mehr Details zum Export zu erfahren.
95 95  
96 -(% style="line-height:1.4em" %)Steht kein Status für den Statuswechsel zur Verfügung, kann dies folgende Ursachen haben.
167 +==== {{ficon name="action-move-inbox"/}} Verschieben ====
97 97  
98 -* //Kein Status verfügbar //Der ausgewählte Vorgang hat in seinem aktuellen Status keinen Folgestatus.
169 +{{figure image="inbox_move_de.png"}}
170 +{{id name="fig_inbox_move" /}}
171 +Schaltfläche zum Verschieben von Formularen.
172 +{{/figure}}
99 99  
100 -* //Statuswechsel nicht erlaubt// In den Formulareinstellungen wurde definiert, dass kein Statuswechsel für Vorgänge dieses Formulars durch den aktuellen Benutzer möglich sind.
174 +Durch Klick auf die Verschieben-Schaltfläche (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_move"]]) öffnet sich ein Dialog, in welchem das Zielpostfach zu wählen ist. Alle selektierten Vorgänge werden mit Bestätigen des Dialogs in das gewählte Postfach verschoben. Beim Verschieben von Vorgängen wird keine Aktion der Statusverarbeitung ausgeführt.
101 101  
102 -{{lightbox image="inbox_status_wechseln.png" width="400" group="inbox"/}}
176 +==== {{icon name="envelope"/}}/{{icon name="envelope-open"/}} (Un-)Gelesen ====
103 103  
178 +Ein Klick auf die Schaltfläche markiert die selektierten Vorgänge als gelesen bzw. ungelesen.
104 104  
105 -==== Datei zum Vorgang hochladen ====
180 +==== {{ficon name="trash-alt2"/}} Löschen ====
106 106  
107 -Um ein Datei zum Vorgang hinzuzufügen, öffnen Sie die erweiterte Ansicht und fügen Sie die Datei über das im Feld //Datei// ein. Es können mehrere Dateien auf einmal hinzugefügt werden.
182 +Ein Klick auf die Schaltfläche löscht die selektierten Vorgänge. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn alle selektierten Vorgänge löschbar sind.
183 +Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er sich in einem Status befindet, der dies erlaubt. In der [[Status->>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.WorkflowProcessing.States.WebHome]] bzw. [[Zugriffskonfiguration>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Access.WebHome]] muss die Option //Vorgänge sind in diesem Status löschbar// bzw. //Vorgänge löschbar// aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorgang nicht gelöscht werden.
108 108  
109 -Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
185 +=== Allgemeine Aktionen ===
110 110  
111 -{{lightbox image="inbox_upload.png" height="150" group="inbox"/}}
187 +Auf der rechten Seite der Kopfzeile befinden sich //allgemeine Aktionen//, welche immer verfügbar sind:
112 112  
189 +==== {{ficon name="plus-circle-outline"/}} Neuer Vorgang ====
113 113  
114 -==== Historie ====
191 +Öffnet ein Menü, mit welchem bereits existierende Formulare aufgerufen werden können, um neue Vorgänge abzusenden.
115 115  
116 -In der Historie werden alle Aktionen bzw. Änderungen des Vorgangs angezeigt.
193 +==== {{icon name="refresh"/}} Aktualisieren ====
117 117  
118 -{{lightbox image="inbox_historie.png" height="150" group="inbox"/}}
195 +Aktualisiert die Ansicht.
119 119  
197 +==== {{ficon name="view-rows"/}}/{{ficon name="view-columns"/}} Position des Lesebereichs ====
120 120  
121 -==== Vorgang ungelesen setzen ====
199 +Wechselt die Position des Lesebereichs von rechts nach unten oder umgekehrt.
122 122  
123 -Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird dieser als gelesen markiert und die Schrift wird von dem Schriftschnitt //fett// auf //normal// geändert.
124 124  
125 -Bei Filterung nach ungelesenen Vorgängen wird dieser Vorgang dann nicht mehr angezeigt. Um einen Vorgang wieder auf //ungelesen// zu setzen, wechseln Sie in die erweiterte Ansicht und aktivieren Sie die Checkbox //Vorgang ungelesen setzen//.
202 +=== Standardansicht ===
126 126  
127 -Diese Aktion wird in der Vorgangshistorie protokolliert.
204 +{{id name="inbox_list_default"/}}
128 128  
129 -{{lightbox image="inbox_vorgang_ungelesen.png" height="150" group="inbox"/}}
206 +{{figure image="inbox_list_item_default_de.png"}}
207 +{{id name="fig_inbox_list_item_default" /}}
208 +Ein Vorgang in der Standardansicht der Vorgangsliste: Das Postfach kann geklickt werden, um einen [[Postfachfilter>>||anchor="filter_menu_inboxes"]] zu setzen. Die Anhangseite des Vorgangs wird durch einen klick auf das Anhangsymbol {{ficon name="paperclip-45" /}} geöffnet.
209 +{{/figure}}
130 130  
211 +In der Standardansicht werden, im Gegensatz zur [[formularspezifischen Datenansicht>>||anchor="inbox_list_project"]] und abhängig von den [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]], alle Vorgänge angezeigt. Besitzt ein Vorgang Anhänge, so wird in der Liste ein Symbol {{ficon name="paperclip-45"/}} für die Anhänge dargestellt (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_list_item_default"]]). Ein Klick auf das Symbol bringt den Nutzer direkt zur Anhangseite im [[Lesebereich>>||anchor="review_area"]] des Vorgangs. Jeder Vorgangseintrag besteht aus dessen Betreff, Eingangsdatum, Status sowie Postfach (blau hinterlegt, siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_list_item_default"]]). Ein Klick auf das Postfach setzt einen [[Postfachfilter>>||anchor="filter_menu_inboxes"]] auf dieses Postfach.
131 131  
132 -=== Exportieren ===
133 133  
134 -Über die Auswahl //Exportieren// können die momentan selektierten Vorgänge bzw. alle Vorgänge, wenn kein Vorgang selektiert ist, des entsprechenden Postfachs exportiert werden.
214 +{{id name="calendar-view" /}}
215 +=== Kalendaransicht {{version major="6" minor="5" patch="0"/}} ===
135 135  
136 -{{lightbox image="inbox_exportieren_1.png" height="150" group="inbox"/}}
217 +Die Kalenderansicht ist verfügbar, wenn Vorgänge mit [[Terminen>>doc:Formcycle.UserInterface.Appointments.WebHome]] exisitieren. In dieser Ansicht werden die gebuchten Termine dargestellt. Welche Terminpläne dargestellt werden sollen, kann im [[Filtermenü>>||anchor="filter_menu_appointment_templates"]] eingestellt werden.
137 137  
138 -{{lightbox image="inbox_exportieren_2.png" height="150" group="inbox"/}}
219 +=== Formularspezifische Datenansicht ===
139 139  
221 +{{id name="inbox_list_project"/}}
140 140  
141 -Für die Ausgabe stehen zwei Optionen zur Verfügung:
223 +{{figure image="inbox_project_view_de.png"}}
224 +{{id name="fig_inbox_project_view" /}}
225 +Vorgänge in der formularspezifischen Datenansicht. Formularspezifische Datenansichten können über das [[Filtermenü>>||anchor="filter_menu_view"]] angezeigt werden.
226 +{{/figure}}
142 142  
143 -===== XML =====
228 +Die formularspezifischen Datenansichten sind Tabellenansichten, welche zur Verfügung stehen, sobald die Anzeigespalten des Formulars konfiguriert wurden (siehe [[Formular > Postfach>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]]). Die Werte der konfigurierten Formularelemente sowie weitere Formularinformationen werden in der Tabelle dargestellt. Es kann nach jeder Spalte sortiert und gefiltert werden. Beitzt ein Vorgang Anhänge, so wird in der Zeile ein Symbol {{ficon name="paperclip-45"/}} für die Anhänge dargestellt (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_list_item_default"]]). Ein Klick auf das Symbol bringt den Nutzer direkt zur Anhangseite im [[Lesebereich>>||anchor="review_area"]] des Vorgangs.
144 144  
145 -__//Standard ohne XSL Vorlage~://__
230 +{{id name="export"/}}
146 146  
232 +== Exportieren ==
233 +
234 +Durch einen Klick auf //Exportieren// {{icon name="download"/}} in der Vorgangsliste werden alle selektierten Vorgänge oder alle Vorgänge basierend auf den derzeit [[gesetzten Filtern>>||anchor="filter_menu"]] exportiert, wenn keine Vorgänge selektiert sind (siehe [[Vorgangsaktionen>>||anchor="form_record_actions"]]).
235 +
236 +__Beispiel:__
237 +
238 +Es sind keine Vorgänge selektiert und es ist ein Filter auf das Postfach "Zentrales Postfach" gesetzt, dann werden alle Vorgänge die sich im "Zentralen Postfach" befinden exportiert. Um die Vorgänge aller Postfächer zu exportieren muss der Filter auf das "Zentrale Postfach" entfernt werden.
239 +
240 +Es gibt drei verschiedene Varianten ein Formular zu exportieren:
241 +
242 +=== {{icon name="file-code-o"/}} XML ===
243 +
244 +{{figure image="inbox_export_xml_de.png"}}
245 +{{id name="fig_inbox_export_xml" /}}
246 +XML-Export der selektierten Vorgänge: Optional kann ein XSL-Template ausgewählt werden, um die resultierende XML-Datei in das gewünschte Zielformat zu transformieren (XSL-Templates können [[hier>>Formcycle.UserInterface.FilesAndTemplates.XSLTransformation.WebHome]] definiert werden). Zudem können Metadaten als zusätzliche Felder exportiert werden.
247 +{{/figure}}
248 +
147 147  Die Formulardaten (alle Formularelemente) werden flach als XML Struktur exportiert.
148 148  
149 149  {{code language="xml"}}
... ... @@ -165,50 +165,136 @@
165 165  </xfc-data>
166 166  {{/code}}
167 167  
168 -__//Standard mit XSL Vorlage~://__
270 +Über eine XSL-Vorlage (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_export_xml"]]) kann das exportierte XML in das gewünschte Zielformat transformiert werden. Die entsprechende Vorlage kann über die Auswahlliste gewählt werden. Siehe hierzu auch [[XSL Vorlage erstellen>>doc:Formcycle.UserInterface.FilesAndTemplates.XSLTransformation]].
169 169  
170 -{{lightbox image="inbox_exportieren_3.png" height="150" group="inbox"/}}
272 +=== {{icon name="file-excel-o"/}} Excel ===
171 171  
172 -Über eine XSL Vorlage können Sie das exportierte XML in das gewünschte Zielformat transformieren. Die entsprechende Vorlage, kann über die Auswahlliste gewählt werden. Siehe hierzu auch [[XSL Vorlage erstellen>>doc:Formcycle.UserInterface.FilesAndTemplates.XSLTransformation]].
274 +{{figure image="inbox_export_excel_de.png"}}
275 +{{id name="fig_inbox_export_excel" /}}
276 +Excel-Export der selektierten Vorgänge: Die Spaltennamen können bei jedem Export angepasst werden. Zudem können Metadaten als zusätzliche Felder exportiert werden.
277 +{{/figure}}
173 173  
279 +Alle Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Wurden Vorgänge mehrere Formulare selektiert, so wird für jedes Formular ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei angelegt.
280 +Alle Werte von [[wiederholten Formularelementen>>doc:Formcycle.FormDesigner.ElementProperties.BaseProperties]] werden kommasepariert in die gleiche Zelle geschrieben. Ist dies nicht erwünscht, wird die Exportfunktion //Excel (mehrzeilig)// empfohlen.
281 +Die Spalten der resultierenden Excel-Datei können unterschiedlich benamt werden:
174 174  
175 -===== Excel =====
283 +* **Elementname im Formular**
284 +Für die Excel-Spaltennamen werden die Elementnamen verwendet, die im [[{{designer/}}>>doc:Formcycle.FormDesigner.ElementProperties.BaseProperties.WebHome]] definiert wurden (z.B.: tf1, sel1, ...).
285 +* **Elementalias im Formular**
286 +Für die Excel-Spaltennamen werden die Elementaliase verwendet, die im [[{{designer/}}>>doc:Formcycle.FormDesigner.ElementProperties.BaseProperties.WebHome]] definiert wurden.
287 +* **Spaltenname der Datentabelle**
288 +Für die Excel-Spaltennamen werden die in der [[Postfach-Konfiguration>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.Inbox.WebHome]] definierten Spaltennamen verwendet. Diese Auswahl ist nur in der [[formularspezifischen Datenansicht>>||anchor="inbox_list_project"]] verfügbar.
176 176  
177 -Alle Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Befinden sich in dem Postfach mehrere Vorgänge, so wird für jedes Formularprojekt ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei angelegt.
290 +=== {{icon name="file-excel-o"/}} Excel (mehrzeilig) ===
178 178  
292 +{{info}}Diese Funktion ist in der [[formularspezifischen Datenansicht>>||anchor="inbox_list_project"]] nicht verfügbar.{{/info}}
293 +Der Export funktioniert genauso wie der einfache Excel-Export mit dem Unterschied, dass die Werte [[wiederholter Formularelemente>>doc:Formcycle.FormDesigner.ElementProperties.BaseProperties]] in jeweils separate Zeilen geschrieben werden.
179 179  
180 -__//**Was wird wann exportiert?**//__
295 +=== Metadaten exportieren (Optional) ===
181 181  
182 -Wurden Vorgänge selektiert, werden nur diese exportiert. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden alle Vorgänge exportiert, die momentan sichtbar sind.
297 +{{info}}Diese Funktion steht ab FORMCYCLE Version **6.1.0** zur Verfügung. In vorherigen Versionen wurden die Metadaten standardmäßig exportiert.{{/info}}
298 +Zusätzlich können bei allen Exportvarianten Metadaten exportiert werden (siehe Abbildung [[XML-Export>>||anchor="fig_inbox_export_xml"]]/[[Excel-Export>>||anchor="fig_inbox_export_excel"]]). Folgende optionale Felder können exportiert werden:
183 183  
184 -Beispiel:
300 +* **ID** {{version major="6" minor="4" patch="0"/}}
301 +System-ID des jeweiligen Vorgangs.
302 +* **Prozess-ID**
303 +Prozess-ID des jeweiligen Vorgangs.
304 +* **Betreff** {{version major="6" minor="4" patch="0"/}}
305 +Betreff des jeweiligen Vorgangs.
306 +* **Status**
307 +Name des Status, in dem sich der jeweilige Vorgang zum Zeitpunkt des Exports befindet.
308 +* **Postfach** {{version major="6" minor="4" patch="0"/}}
309 +Postfach, in dem sich der jeweilige Vorgang befindet.
310 +* **Eingangsdatum**
311 +Erstellungszeitpunkt des Vorgangs.
312 +* **Änderungsdatum**
313 +Zeitpunkt der letzen Änderung am Vorgang.
314 +* **Formular-Variablen**
315 +Konfigurierte [[Formularvariablen>>doc:Formcycle.FormDesigner.CodingPanel.VariablesTab]] und deren Werte.
316 +* **Steuerfelder**
317 +Steuerfelder des Formulars wie //xf-action//, welches den Namen der zum Absenden des Formulars geklickten Schaltfläche beinhaltet.
318 +* **Metadaten**
319 +Datum des Exports und verwendete FORMCYCLE-Version.
185 185  
186 -Im Postfach befinden sich insgesamt 1000 Vorgänge. Nach einer Suche oder Filterung werden nur noch 500 Vorgänge angezeigt. Sind keine Vorgänge ausgewählt, werden jetzt nur diese 500 sichtbaren Vorgänge exportiert. Um alle 1000 Vorgänge zu exportieren, müssen alle Suchen und Filter zurückgesetzt werden.
321 +== Lesebereich ==
187 187  
323 +{{id name="review_area"/}}
324 +{{figure image="inbox_review_area_de.png"}}{{id name="fig_inbox_review_area" /}}
325 +Der Lesebereich des Posteingangs unterteilt sich in den (1) //Kopf-// und (2) //Inhaltsbereich//.{{/figure}}
188 188  
189 -==== Vorgang/Vorgänge löschen ====
327 +Per Mausklick ausgewählte Vorgänge werden im Lesebereich des Posteingangs dargestellt. Im Lesebereich können die eingegebenen Daten eingesehen und eine Reihe von Aktionen auf dem Vorgang ausgeführt werden. Der Lesebereich unterteilt sich in den //Kopf-// und //Inhaltsbereich// (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_review_area"]]).
190 190  
191 -Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er sich in einem Status befindet, der dies erlaubt. In der Administration der [[Statusverarbeitung>>doc:Formcycle.UserInterface.MyForms.WorkflowProcessing.States.WebHome]] muss die Option //Vorgänge sind in diesem Status löschbar// aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorgang nicht gelöscht werden. Ob der Vorgang löschbar ist, ist an dem Kreuz-Icon ((% style="color:#ff0000" %)x(%%)) zu sehen.
329 +{{id name="review_area_header"/}}
330 +{{figure image="inbox_review_area_header_de.png"}}{{id name="fig_inbox_review_area_header" /}}
331 +Der Kopbereich unterteilt sich in drei Leisten: (1) //Titelleiste//, (2) //Navigationsleiste// und (3) //Aktionsleiste//.{{/figure}}
192 192  
193 -{{lightbox image="inbox_vorgang_loeschbar.png" height="150" group="inbox"/}}
333 +Der Kopfbereich dient der Navigation und Steuerung des selektierten Vorgangs. Er unterteilt sich in //Titelleiste//, //Navigationsleiste// und //Aktionsleiste//. Abhänging von der Auswahl in der Navigationsleiste werden im //Inhaltsbereicht// unterschiedliche Aspekte des Vorgangs aufbereitet dargestellt. Zudem ändern sich die verfügbaren Vorgangsaktionen in der Aktionsleiste in Abhängigkeit von der Auswahl in der Navigationsleiste.
194 194  
335 +=== Titelleiste ===
195 195  
196 -===== Mehrere Vorgänge löschen =====
337 +{{figure image="inbox_review_area_header_expanded_de.png"}}
338 +{{id name="fig_inbox_review_area_header_expanded" /}}
339 +Ein Klick auf das Ausklappen-Icon {{icon name="chevron-down"/}} deckt weitere Vorgangsinformationen auf: //Formularname//, //Vorgang-ID//, //Prozess-ID//, //Review-Link//, //Status//.
340 +{{/figure}}
197 197  
198 -Sollen mehrere Vorgänge auf einmal gelöscht werden, können die entsprechenden Vorgänge markiert und diese mit der Option //löschen// gelöscht werden. Vorgänge, die nicht löschbar sind, werden nicht gelöscht. Nach Beendigung des Löschvorgangs wird die Anzahl der tatsächlich gelöschten Vorgänge angezeigt.
342 +{{figure image="inbox_review_area_header_pages_de.png"}}
343 +{{id name="fig_inbox_review_area_header_pages" /}}
344 +Über das Ausklappen-Icon {{icon name="chevron-down"/}} am Seitenreiter kann die Formularseite ausgewählt werden.
345 +{{/figure}}
199 199  
200 -{{lightbox image="inbox_vorgaenge_loeschen_2.png" height="150" group="inbox"/}}
347 +Die Titelleiste stellt Meta-Informationen über den Vorgang zur Verfügung. Links steht der Betreff des ausgewählten Vorgangs. Rechts sind drei Buttons zu finden:
201 201  
349 +* **{{icon name="chevron-down"/}} Details**
350 +Klappt die Titelleiste auf, um weitere Vorgangsinformationen darzustellen (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_review_area_header_expanded"]]).
351 +* **{{ficon name="open-in-new"/}} Öffnen in neuem Tab**
352 +Öffnet den aktuellen Vorgang in einem neuen Tab.
353 +* **{{ficon name="close-circle-outline"/}} Schließen**
354 +Schließt den Lesebereich
202 202  
203 -==== Vorgang/Vorgänge verschieben ====
356 +=== Navigationsleiste ===
204 204  
205 -Ein oder mehrere ausgewählte Vorgänge können in ein anderes Postfach verschoben werden. Bei einem Verschieben von Vorgängen wird keine Aktion der Statusverarbeitung ausgeführt. Das Verschieben ist nur über das Menü möglich, Drag&Drop wird hier nicht unterstützt.
358 +{{figure image="inbox_review_area_attachments_de.png"}}Der Anhangsbereich eines Vorgangs ist unterteilt in Anhänge aus Formularuploads und Anhänge aus der Verarbeitung. Anhänge mit einer Größe von 0 Byte werden rot dargestellt.{{/figure}}
359 +{{id name="inbox_review_area_attachments"/}}
206 206  
207 -{{lightbox image="inbox_vorgaenge_verschieben.png" height="150" group="inbox"/}}
361 +Die Navigationsleiste bietet eine Reihe von Reitern, um verschiedene Aspekte des Vorgangs darzustellen. Abhängig vom gewählten Navigationsreiter ändern sich die verfügbaren Aktionen in der Aktionsleiste sowie der Inhaltsbereich.
208 208  
363 +* **{{ficon name="XPage"/}} Formularseite**
364 +Ein Klick auf diesen Reiter zeigt das ausgefüllte Formular. Besitzt das ausgewählte Formular mehrere Seiten, welche der Benutzer im aktuellen Status aufrufen kann, ist es möglich, die Formularseite über das Ausklappen-Icon {{icon name="chevron-down"/}} am Seitenreiter zu wechseln. Es ist zudem möglich alle Seiten anzuzeigen (siehe [[Abbildung>>||anchor="fig_inbox_review_area_header_pages"]]).
365 +{{info}}In einigen Fällen sollen jedoch auch bei Klick auf //Alle Seiten// einige Seiten weiterhin ausgeblendet werden. Um dies zu ermöglichen kann im [[Designer>>Formcycle.FormDesigner.WebHome]] an Elementen, die nicht eingeblendet werden sollen, dass Atrribut //force_summary_hiden// vergeben werden.{{/info}}
366 +Unter diesem Reiter sind folgende Vorgangsaktionen möglich:
367 +** [[Statuswechsel>>||anchor="review_action_state_change"]]
368 +** {{icon name="save"/}} [[Speichern>>||anchor="review_action_save"]]
369 +** {{ficon name="trash-alt2"/}}[[Löschen>>||anchor="review_action_delete"]]
370 +** {{ficon name="action-change-status"/}}[[Erweiterte Optionen>>||anchor="review_action_advanced"]]
371 +* **{{ficon name="table-large"/}} Daten als Tabelle**
372 +Die abgesendeten Formulardaten werden als Tabelle dargestellt.
373 +* **{{ficon name="history"/}} Verlauf**
374 +Zeigt den Verlauf des Vorgangs. Im Verlauf werden Statuswechsel, ausgeführte Aktionen, angehangene Dateien, etc. protokoliert. Unter diesem Reiter sind folgende Vorgangsaktionen möglich:
375 +** {{ficon name="plus-circle-outline"/}}[[Eintrag hinzufügen>>||anchor="review_action_add_protocol_entry"]]
376 +* **{{ficon name="paperclip-45"/}} Anhänge**
377 +Besitzt der Vorgang Anhänge, wird dieser Reiter dargestellt, welcher Zugriff auf die Anhänge des Vorgangs ermöglicht. Der Anhangsbereich eines Vorgangs ist unterteilt in Anhänge aus Formularuploads und Anhänge aus der Verarbeitung. Formularuploads werden über das [[Uploadelement>>doc:Formcycle.FormDesigner.FormElements.Upload]] eines Formulars angehangen. Anhänge aus der Verarbeitung entstehen durch dateierzeugende Aktionen. Anhänge mit einer Größe von 0 Byte werden rot dargestellt.
378 +** {{ficon name="checkbox-marked-outline"/}}(De-)Selektion aller Vorgänge
379 +** {{icon name="download"/}} [[Download>>||anchor="review_action_download_attach"]]
380 +** {{ficon name="trash-alt2"/}}[[Anhänge löschen>>||anchor="review_action_delete_attach"]]
209 209  
210 -==== Spalten ein- und ausblenden ====
382 +=== Aktionsleiste ===
211 211  
212 -Die Spalten der aktuellen Ansicht können nach Bedarf ein- und ausgeblendet werden.
213 -
214 -{{lightbox image="inbox_spalten_ein_ausblenden.png" height="150" group="inbox"/}}
384 +* **Statuswechsel**{{id name="review_action_state_change"/}}
385 +Wechselt den Status des Vorgangs, wobei Änderungen im Formular gespeichert und die Aktionen des gewählten Status ausgeführt werden. Diese Aktion steht nur zur Verfügung, wenn der Status vom Nutzer gewechselt werden kann. Der Status kann nur gewechselt werden, wenn:
386 +** der ausgewählte Vorgang in seinem aktuellen Status einen Folgestatus besitzt
387 +** in den Formulareinstellungen definiert wurde, dass ein Statuswechsel für Vorgänge dieses Formulars durch den aktuellen Benutzer möglich ist
388 +* **{{icon name="save"/}} Speichern**{{id name="review_action_save"/}}
389 +Speichert Änderungen im Formular.
390 +* **{{ficon name="trash-alt2"/}} Löschen**{{id name="review_action_delete"/}}
391 +Löscht den Vorgang und schließt den Lesebereich anschließend. Vorgänge können nur gelöscht werden, wenn sie sich in einem Status befinden der dies erlaubt (siehe [[Zugrifsskonfiguration>>Formcycle.UserInterface.MyForms.Access.WebHome]]).
392 +* **{{ficon name="action-change-status"/}} Erweiterte Optionen**{{id name="review_action_advanced"/}}
393 +Öffnet einen Dialog, welcher erweiterte Vorgangsänderungen ermöglicht:
394 +** //Formulardaten korrigieren//: Speichert Änderungen im Formular mit der Option die Formulardaten (nicht) zu validieren.
395 +** //Aktionen des aktuellen Status erneut ausführen//: Führt die Aktionen des aktuellen Status erneut aus. Dabei kann konfiguriert werden, ob Änderungen im Formular gespeichert und validiert werden sollen.
396 +** //Statuswechsel//: Analog zum normalen Statuswechsel, wobei konfiguriert werden kann, ob die Aktionen des Zielstatus ausgeführt werden sollen und ob Änderungen im Formular gespeichert und validiert werden sollen. Diese Aktion steht nur zur Verfügung, wenn der Status vom Nutzer gewechselt werden kann.
397 +* **{{ficon name="plus-circle-outline"/}} Eintrag hinzufügen**{{id name="review_action_add_protocol_entry"/}}
398 +Öffnet einen Dialog, welcher es ermöglicht, dem Vorgang Protokolleinträge bzw. Bemerkungen und zusätzliche Dateianhänge hinzuzufügen. Die Protokolleinträge werden im Verlauf des Vorgangs dargestellt. Ausgewählte Dateien werden an den Vorgang angehangen.
399 +* **{{icon name="download"/}} Download von Anhängen**{{id name="review_action_download_attach"/}}
400 +Lädt die ausgewählten Anhänge herunter.
401 +* **{{ficon name="trash-alt2"/}} Anhänge löschen**{{id name="review_action_delete_attach"/}}
402 +Löscht die ausgewählten Anhänge.
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