Inbox

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Description

Depending on the authorization all submitted form records will be displayed clearly in either the default view or project view. In the inbox it is also possible to change the state of form records, upload files, write comments and export form record data.

Structure

Failed to execute the [velocity] macro. Cause: [null]. Click on this message for details.
The inbox consists of (1) the filter menu, (2) the form record list and (3) the review area.

As a whole the inbox consists of three separate parts: the filte menu at the left side, the form record list and the review area. When the inbox is being opened only the filter menu and the form record list are visible. A click on a form record within the form record list opens the review area of that form record.

Filter menu


The filter menu is used for configuring how the form records are being displayed within the form record list. The following filters are provided:

Search

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Form record search: Form records can be filtered by different search types. The search type can be selected via the arrow symbol which is marked in red.

At the top of the filter menu there is an input field for searching forms. The arrow button to the right of the is being used to select the search type (see figure). The following search types are provided:

  • Subject
    Search for form records with the given subject.
  • Form
    Search for form records with the given form title.
  • Form record ID
    Search for form records with the given ID ID has to be exact..
  • Process ID
    Search for form records with the given process ID.
  • State
    Search for form records that are in the given state.

No search filter is being applied if the input field is empty. In project views the input field is not being displayed.

View


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There are two different types of views, which can be differentiated by their symbols /: (1) the default view of form records and (2) the project views (marked in red).

The view selection is only available if project views have been configured (for configuring project views see My Forms > Inbox). Which form records are being displayed in the form record list and how they are being displayed depends on the selected view. There are two different types of views:

  • Default
    The default view can not be configured. Depending on the users authorization all submitted
  • Standard
    Die Standardansicht kann nicht konfiguriert werden. Es werden, je nach Berechtigung, alle eingegangenen Vorgänge angezeigt (siehe Vorgangsliste).
  • projektspezifische Ansichten
    Projektspezifische Ansichten tragen die Namen der Formulare, zu denen sie zugeordnet sind. Diese Ansichten beinhalten nur die Vorgänge des jeweiligen Formulars. Vorgänge werden in der Vorgangsliste in einer Tabelle dargestellt. Die Anzahl der Spalten ist abhänging von der Ansichtskonfiguration (siehe Vorgangsliste).

Filter

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Filter: Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung.

Es stehen vier Schnellfilter zur Verfügung, welche die Liste der Vorgänge beeinflusst.

  • Alle anzeigen
    Es werden alle Vorgänge der aktuellen Ansicht angezeigt.
  • Kürzlich bearbeitet
    Es werden alle Vorgänge angezeigt, die in den letzten 14 Tagen bearbeitet wurden.
  • Von mir bearbeitet
    Es werden alle Vorgänge angezeigt, die zuletzt vom angemeldeten Benutzer bearbeitet wurden.
  • Von mir erstellt
    Es werden alle Vorgänge angezeigt, die vom angemeldeten Benutzer erstellt wurden.

Postfächer

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Es werden nur die Vorgänge angezeigt, die sich in den selektierten Postfächern befinden.

Jeder Vorgang befindet sich in einem Postfach. Standardmäßig ist dies das Zentrale Postfach. In welchem Postfach ein Vorgang nach dem Absenden landen soll, ist in den Postfach-Einstellungen des Formulars einzustellen. Mit dem Postfachfilter können nur die Vorgänge angezeigt werden, die sich in den selektierten Postfächern befinden. Neben den einzelnen Postfächer steht eine Zahl, welche die Anzahl der unglesenen Vorgänge im Postfach angibt. Ist diese Zahl nicht vorhanden, dann gibt es keine ungelesenen Vorgänge im Postfach. Ist kein Postfach selektiert oder der Postfachfilter nicht vorhanden (weil sich alle Vorgänge im selben Postfach befinden), so werden die Vorgänge aller Postfächer angezeigt.
Der Postfachfilter ist abhängig von der gewählten Ansicht. Befinden sich die Vorgänge in der Vorgangsliste in mehr als einem Postfach, so wird der Postfachfilter dargestellt. Ist dies nicht der Fall, dann wird der Postfachfilter ausgeblendet.

Eingangsdatum

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Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden.

Die Vorgangsliste kann nach dem Eingangsdatum der Vorgänge gefiltert werden. Hierfür stehen zwei Eingabefelder zur Verfügung:

  • von
    Es werden alle Vorgänge angezeigt, die ab dem gegeben Datum eingegangen sind.
  • bis
    Es werden alle Vorgänge angezeigt, die bis zum gegeben Datum eingegangen sind.

Wenn die Felder leer sind, wird nicht nach dem Eingangsdatum gefiltert.

Sortierung

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Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden.

Die Standardansicht der Vorgangsliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Ist eine projektspezifische Ansicht ausgewählt (siehe Ansicht), ist dieses Feld nicht verfügbar. Die Sortierung der projektspezifischen Ansichten erfolgt über die Spalten der Tabelle. Folgende Kriterien stehen (in auf- und absteigender Richtung) für die Sortierung zur Verfügung:

  • Eingangsdatum
  • Änderungsdatum
  • Betreff
  • Status

Weitere Filter

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Weitere Filter für individuelle Suchen.

Um die Suche nach Vorgängen noch weiter zu verfeinern, stehen weitere Filter zur Verfügung:

  • (Un-)Gelesen
    Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (un-)gelesen sind.
  • Mit/Ohne Anhang
    Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (keine) Dateien im Anhang haben.
  • (Nicht) Zwischengespeichert
    Es werden nur Vorgänge angezeigt, die (nicht) zwischengespeichert sind.
  • (Kein) Double-Opt-In
    Es werden nur Vorgänge angezeigt, die sich derzeit im Status Warten auf Opt-In befinden (siehe Double-Opt-In zu einrichtung).

Vorgangsliste


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Sind Vorgänge selektiert erscheinen in der Kopfzeile der Vorgangsliste Vorgangsaktionen auf der linken Seite. Die allgemeinen Aktionen auf der rechten Seite sind immer verfügbar.

Die Vorgangsliste zeigt alle Vorgänge abhängig von den derzeit gesetzten Filtern an. Es gibt zwei verschiedene Ansichten der Vorgangsliste: die Standardansicht und die projektspezifische Ansicht. Die Ansicht kann über das Filtermenü gewechselt werden.
Durch einen Klick auf einen Vorgang in der Vorgangsliste wird dieser im Lesebereich geöffnet. Ist der Lesebereich noch nicht sichtbar, wird er dargestellt. Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird dieser als gelesen markiert und die Schrift wird von dem Schriftschnitt fett auf normal geändert. Bei Filterung nach ungelesenen Vorgängen wird dieser Vorgang dann nicht mehr angezeigt. Um einen Vorgang wieder auf ungelesen zu setzen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche   in der Kopfzeile.
In der Kopfzeile der Vorgangsliste befinden sich zwei Buttonlisten (siehe Abbildung). Links befinden sich die Vorgangsaktionen und rechts allgemeine Aktionen.

Vorgangsaktionen

Welche der Vorgangsaktionen erscheinen ist abhängig von den derzeit selktierten Vorgängen.

 Selektion aller Vorgänge

Selektiert alle Vorgänge basierend auf den derzeit gesetzten Filtern. Befinden sich sehr viele Vorgänge in der Liste, kann dies einen Moment dauern. Diese Checkbox ist immer vorhanden.

  Exportieren

Exportiert alle selektierten Vorgänge oder alle Vorgänge basierend auf den derzeit gesetzten Filtern, wenn keine Vorgänge selektiert sind.

Beispiel:

Es sind keine Vorgänge selektiert und es ist ein Filter auf das Postfach "Zentrales Postfach" gesetzt, dann werden alle Vorgänge die sich im "Zentralen Postfach" befinden exportiert. Um die Vorgänge aller Postfächer zu exportieren muss der Filter auf das "Zentrale Postfach" entfernt werden.

Es gibt drei verschiedene Varianten ein Formular zu exportieren:

  XML

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XML-Export der selektierten Vorgänge: Optional kann ein XSL-Template ausgewählt werden, um die resultierende XML-Datei in das gewünschte Zielformat zu transformieren.

Die Formulardaten (alle Formularelemente) werden flach als XML Struktur exportiert.

<xfc-data xfc-version="3.x.x" generation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ">
<processes>
 <process process-uid="xxx" creation-date="yyyy-mm-dd HH:mm:ss.ms TZ" project-name="yyy" status="zzz">
  <form version="1">
   <field name="elName">
    <plainValue><![CDATA[Wert]]></plainValue>
    <values count="1">
     <value index="0"><![CDATA[]]></value>
    </values>
    <label><![CDATA[]]></label>
   </field>
    ...
  </form>
 <process ...>
</processes>
</xfc-data>

Über eine XSL-Vorlage (siehe Abbildung) kann das exportierte XML in das gewünschte Zielformat transformiert werden. Die entsprechende Vorlage, kann über die Auswahlliste gewählt werden. Siehe hierzu auch XSL Vorlage erstellen.

  Excel

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Excel-Export der selektierten Vorgänge: Die Spaltennamen können bei jedem Export angepasst werden.

Alle Daten werden in eine Excel-Datei exportiert. Wurden mehrere Vorgänge selektiert, so wird für jedes Formularprojekt ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei angelegt.
Alle Werte von dynamischen Formularelementen werden kommasepariert in die gleiche Zelle geschrieben. Ist dies nicht erwünscht, wird die Exportfunktion Excel (mehrzeilig) empfohlen.
Die Spalten der resultierenden Excel-Datei können unterschiedlich benamt werden:

  • Elementname im Formular
    Für die Excel-Spaltennamen werden die Elementnamen verwendet, die im Xima® Formcycle Designer definiert wurden (z.B.: tf1, sel1, ...).
  • Elementalias im Formular
    Für die Excel-Spaltennamen werden die Elementaliase verwendet, die im Xima® Formcycle Designer definiert wurden.
  • Spaltenname der Datentabelle
    Für die Excel-Spaltennamen werden die in der Postfach-Konfiguration definierten Spaltennamen verwendet. Diese Auswahl ist nur in der projektspezifischen Ansicht verfügbar.

  Excel (mehrzeilig)
Diese Funktion ist in der projektspezifischen Ansicht nicht verfügbar.
Der Export funktioniert genauso wie der einfache Excel-Export mit dem Unterschied, dass die Werte dynamischer Formularelemente in jeweils separate Zeilen geschrieben werden.

 Verschieben

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Schaltfläche zum Verschieben von Formularen.

Durch Klick auf die Verschieben-Schaltfläche (siehe Abbildung) öffnet sich ein Dialog, in welchem das Zielpostfach zu wählen ist. Alle selektierten Vorgänge werden mit Bestätigen des Dialogs in das gewählte Postfach verschoben. Beim Verschieben von Vorgängen wird keine Aktion der Statusverarbeitung ausgeführt.

 /  (Un-)Gelesen

Ein Klick auf die Schaltfläche markiert die selektierten Vorgänge als gelesen bzw. ungelsen.

 Löschen

Ein Klick auf die Schaltfläche löscht die selektierten Vorgänge. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn alle selktierten Vorgänge löschbar sind.
Ein Vorgang kann nur gelöscht werden, wenn er sich in einem Status befindet, der dies erlaubt. In der Status- bzw. Zugriffskonfiguration muss die Option Vorgänge sind in diesem Status löschbar bzw. Vorgänge löschbar aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Vorgang nicht gelöscht werden.

Allgemeine Aktionen

Auf der rechten Seite der Kopfzeile befinden sich allgemeine Aktionen, welche immer verfügbar sind:

 Neuer Vorgang

Öffnet ein Menü, mit welchem bereits existierende Formulare aufgerufen werden können, um neue Vorgänge abzusenden.

  Aktualisieren

Aktualisiert die Ansicht.

/ Position des Lesebereichs

Wechselt die Position des Lesebereichs von rechts nach unten oder umgekehrt.

Standardansicht

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Ein Vorgang in der Standardansicht der Vorgangsliste: Das Postfach kann geklickt werden, um einen Postfachfilter zu setzen. Die Anhangseite des Vorgangs wird durch einen klick auf das Anhangsymbol geöffnet.

In der Standardansicht werden, im Gegensatz zur projektspezifischen Ansicht und abhängig von den gesetzten Filtern, alle Vorgänge angezeigt. Beitzt ein Vorgang Anhänge, so wird in der Liste ein Symbol für die Anhänge dargestellt (siehe Abbildung). Ein Klick auf das Symbol bringt den Nutzer direkt zur Anhangseite im Lesebereich des Vorgangs. Jeder Vorgangseintrag besteht aus dessen Betreff, Eingangsdatum, Status sowie Postfach (blau hinterlegt, siehe Abbildung). Ein Klick auf das Postfach setzt einen Postfachfilter auf dieses Postfach.

Projektspezifische Ansicht

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Vorgänge in der projektspezifischen Ansicht. Projektspezische Ansichten können über das Filtermenü angezeigt werden.

Die Projektspezifischen Ansichten sind Tabellenansichten, welche zur Verfügung stehen sobald die Anzeigespalten des Formulars konfiguriert wurden (siehe Formular > Postfach). Die Werte der konfigurierten Formularelemente sowie weitere Formularinformationen werden in der Tabelle dargestellt. Es kann nach jeder Spalte sortiert und gefiltert werden. Beitzt ein Vorgang Anhänge, so wird in der Zeile ein Symbol für die Anhänge dargestellt (siehe Abbildung). Ein Klick auf das Symbol bringt den Nutzer direkt zur Anhangseite im Lesebereich des Vorgangs.

Lesebereich


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Der Lesebereich des Posteingangs unterteilt sich in den (1) Kopf- und (2) Inhaltsbereich.

Per Mausklick ausgewählte Vorgänge werden im Lesebereich des Posteingangs dargestellt. Im Lesebereich können die eingegebenen Daten eingesehen und eine Reihe von Aktionen auf dem Vorgang ausgeführt werden. Der Lesebereich unterteilt sich in den Kopf- und Inhaltsbereich (siehe Abbildung).


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Der Kopbereich unterteilt sich in drei Leisten: (1) Titelleiste, (2) Navigationsleiste und (3) Aktionsleiste.

Der Kopfbereich dient der Navigation und Steuerung des selektierten Vorgangs. Er unterteilt sich in Titelleiste, Navigationsleiste und Aktionsleiste. Abhänging von der Auswahl in der Navigationsleiste werden die Vorgangsdaten im Inhaltsbereich aufbereitet dargestellt.

Titelleiste

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Ein Klick auf das Ausklappen-Icon   deckt weitere Vorgangsinformationen auf: Formularname, Vorgang-ID, Prozess-ID, Review-Link, Status.
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Über das Ausklappen-Icon   am Seitenreiter kann die Formularseite ausgewählt werden. Es können auch alle Seiten auf einmal dargestellt werden.

Die Titelleiste stellt Informationen über den Vorgang zur Verfügung. Links steht der Betreff des ausgewählten Vorgangs. Rechts sind drei Buttons zu finden:

  •   Details
    Klappt die Kopfzeile auf, um weitere Vorgangsinformationen darzustellen (siehe Abbildung).
  • Öffnen in neuem Tab
    Öffnet den aktuellen Vorgang in einem neuen Tab.
  • Schließen
    Schließt den Lesebereich

Navigationsleiste

Die Navigationsleiste bietet eine Reihe von Reitern, welche der Navigation im Vorgang dienen. Abhängig vom gewählten Navigationsreiter ändern sich die verfügbaren Aktionen in der Aktionsleiste sowie der Inhaltsbereich.

  • Formularseite
    Ein Klick auf diesen Reiter zeigt das ausgefüllte Formular. Besitzt das ausgewählte Formular mehrere Seiten, welche der Benutzer im aktuellen Status aufrufen kann, ist es möglich die Formularseite über das Ausklappen-Icon   am Seitenreiter zu wechseln. Es ist zudem möglich alle Seiten anzuzeigen (siehe Abbildung).
    In einigen Fällen sollen jedoch auch bei Klick auf Alle Seiten einige Seiten weiterhin ausgeblendet werden. Um dies zu ermöglichen kann im Designer an Elementen, die nicht eingeblendet werden sollen, dass Atrribut force_summary_hiden vergeben werden.
    Unter diesem Reiter sind folgende Vorgangsaktionen möglich:
  • Daten als Tabelle
    Die abgesendeten Formulardaten werden als Tabelle dargestellt.
  • Verlauf
    Zeigt den Verlauf des Vorgangs. Im Verlauf werden Statuswechsel, ausgeführte Aktionen, angehangene Dateien, etc. protokoliert. Unter diesem Reiter sind folgende Vorgangsaktionen möglich:
  • Anhänge
    Besitzt der Vorgang Anhänge, wird dieser Reiter dargestellt, welcher Zugriff auf die Anhänge des Vorgangs ermöglicht.

Aktionsleiste

  • Statuswechsel
    Wechselt den Status des Vorgangs, wobei Änderungen im Formular gespeichert und die Aktionen des gewählten Status ausgeführt werden. Diese Aktion steht nur zur Verfügung, wenn der Status vom Nutzer gewechselt werden kann. Der Status kann nur gewechselt werden, wenn:
    • der ausgewählte Vorgang in seinem aktuellen Status einen Folgestatus besitzt
    • in den Formulareinstellungen definiert wurde, dass ein Statuswechsel für Vorgänge dieses Formulars durch den aktuellen Benutzer möglich ist
  •   Speichern
    Speichert Änderungen im Formular.
  • Löschen
    Löscht den Vorgang und schließt den Lesebereich anschließend.
  • Erweiterte Optionen
    Öffnet einen Dialog, welcher erweiterte Vorgangsänderungen ermöglicht:
    • Formulardatenkorrigieren: Speichert Änderungen im Formular mit der Option die Formulardaten (nicht) zu validieren.
    • Aktionen des aktuellen Status erneut ausführen: Führt die Aktionen des aktuellen Status erneut aus. Dabei kann konfiguriert werden, ob Änderungen im Formular gespeichert und validiert werden sollen.
    • Statuswechsel: Analog zum normalen Statuswechsel, wobei konfiguriert werden kann, ob die Aktionen des Zielstatus ausgeführt werden sollen und ob Änderungen im Formular gespeichert und validiert werden sollen.
  • Eintrag hinzufügen
    Öffnet einen Dialog, welcher es ermöglicht dem Vorgang Protokolleinträge bzw. Bemerkungen hinzuzufügen. Protokolleinträge werden im Verluaf des Vorgangs dargestellt. Ausgewählte Datein werden an den Vorgang angehangen.
  •   Download von Anhängen
    Lädt die ausgewählten Anhänge herunter.
  • Anhänge löschen
    Löscht die ausgewählten Anhänge.
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